Soy un fiel defensor de la idea de que hay que poner límites a ciertos aspectos de nuestra vida profesional. Si hace unos días lo hacíamos con la conciliación, hoy le toca el turno a la comunicación interna, en concreto el uso del email. Una asignatura pendiente en nuestras empresas, que ha sido estudiado en muchos casos, como este de Harvard Business Review.
Un ejemplo muy sencillo de que los límites son necesarios es el carnet de conducir. Si no se hubiera puesto en marcha el carnet de conducir por puntos, o si no hubieran multas como la retirada de carnet o posible pena de cárcel, es muy fácil que nuestras tasas de accidentes y fallecidos como consecuencia del alcohol siguiera siendo la misma que antes de su implantación.
«Sólo soy partidario de este tipo de políticas cuando son muchas las personas que las deben acatar y cuando hay que conseguir resultados en el menor tiempo posible. Siempre es mejor la educación y concienciación, pero en ocasiones se hace tan difícil…»
En la comunicación interna de una empresa, hacer un buen uso del email es fundamental. Hoy comparto contigo algo que me contaron la semana pasada. El caso de una multinacional alemana en la que como máximo se pueden enviar cuatro emails internos al día, es decir a personas de tu propia empresa. El propio sistema te prohibe enviar más. Es una medida drástica sin duda, y con la que muchos tendríamos un serio problema (mira cuántos emails hay en tu bandeja de salida cada día). Sin embargo esconde muchas ventajas:
- Antes de comunicar algo por email, te obligas a ti mismo a saber que eso es realmente importante, porque estás agotando una de tus cuatro oportunidades. Solemos enviar y recibir cientos de emails, muchos de los cuales no nos sirven para nada.
- Las personas pierden menos tiempo consultando el email, recibimos muchos menos cada día.
- Mejora las relaciones. Ya que no hay mejor manera de provocar un enfado en alguien que a través del email. La comunicación directa, cara a cara o a través del teléfono mejora las relaciones. El email da lugar a malentendidos muy perjudiciales para cualquier empresa. Es difícil ser asertivos con el email y no parecer agresivos.
Añade tus comentarios o consejos para mejorar el uso del email, seguro que enriquecerán este post.
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