Gestión del tiempo

Una buena técnica para planificar el día

Por

planificar la jornada

Cuando gestionas tu tiempo te das cuenta de que tienes que ir al detalle, concretar lo máximo posible para llevar a cabo cuántas más tareas de tu agenda mejor. Para ello, suelo aplicar algunos consejos, pero hoy me gustaría hablarte de algo muy sencillo para planificar el día, y que sólo algunos ponen en práctica.

Planificar el día con éxito

Antes de empezar el día tienes que tener un plan. Un plan es algo así como la hoja de ruta del día, tienes que conocer cuáles serán los momentos que vas a vivir, cuánto van a durar y qué será lo que hagas.

Las personas que no tienen un plan acaban siendo arrastradas por la corriente, y al final tienen un problema de productividad.

Antes de empezar a planificar tu día, tienes que saber qué está en agenda y es ineludible: una reunión o un viaje. Temas a los que no puedes faltar porque has quedado con una persona o varias o porque sale un avión a tal hora. Estos son los temas que quedarán bloqueados en agenda para estar allí a la hora precisa.

gestion practica del tiempo

El resto del tiempo es el tiempo que tiene el día para que tú lo puedas organizar, entonces es cuándo aparecen lo que yo vengo a llamar slots, es una expresión que me vino a la cabeza hace unas semanas, no sé como, pero es algo así como espacios de tiempo en los cuáles puedes decidir qué hacer.

Un slot es un espacio de tiempo en tu agenda que puedes organizar de forma autónoma.

Por cierto, tengo muchas ganas de escribir un próximo libro sobre Productividad, espero que pronto lo puedas leer el año que viene, porque lo escribiré en Octubre, si todo va bien. Ah, me acaba de enviar la editorial la versión definitiva de mi 12ª libro, que trata de técnicas para hablar en público. Te contaré en unas semanas.

La cuestión es que si tienes una agenda con slots libres, estonces de ti depende ser productivo, evitar que te roben el tiempo los demás, las urgencias que no lo son y todo este tipo de temas de los que habitualmente te quejas. No he conocido a nadie que no se queje de que le falta tiempo, le interrumpen demasiado, hay muchas urgencias…

Este estos son dos días de trabajo típicos de un profesional:

como planificar el dia

Como puedes ver, esta persona tiene en dos días 7 horas de trabajo que puede organizar de forma autónoma. En 7 horas un directivo puede hacer maravillas. Recuerda que su trabajo no tendría que ser tan operativo como solemos encontrarnos en la realidad. Esto lo expliqué en la regla de la distribución del tiempo de un directivo.

Por otro lado, hay que tratar de que los slots sean lo más largos posible, será mucho menos efectivo tener tres slots de 1hora el mismo día que tener un slot de 3 horas. La práctica nos dice que cuando te enfocas durante tres horas puedes ser mucho más productivo que cuando te enfocas durante tres periodos de una hora a diferentes horas del día.

La siguiente parte para planificar tu día será qué hacer en esos slots.

Para ello, tienes que recurrir a tu planificación semanal o a vista de pájaro y ver qué tareas son más urgentes y también cuáles serán las más importantes. Y de todas ellas tendrás que determinar cuáles vas a incluir en el slot.

En mi caso de hoy tengo un slot de 3 horas (8-11a.m) en el que tengo que:

  • Escribir dos artículos para este blog (el de hoy y mañana)
  • Realizar una propuesta para un cliente.
  • Enviar fechas para un programa de desarrollo 2016-2017
  • Contestar a cuatro emails importantes
  • Hacer 3 llamadas importantes (banco, gestoría, cliente)
  • Preparar mi viaje a Barcelona ya que esta tarde tengo allí una sesión de mentoring con un directivo y mañana trabajo todo el día allí.

Ese es el plan. A partir de ahora ya no mando yo, manda el plan (me ha costado aprender esta frase, pero si lo piensas bien descubrirás que tiene mucho sentido) Cuando tienes un plan es más difícil que permitas que se te escape el tiempo. Esas 3 horas son sagradas en mi agenda, tengo un plan y lo voy a cumplir. El resto se llama autosabotaje.

También es cierto que con el tiempo aprendí a ser realista programando slots, y no te pones más tareas de las que sabes que puedes abarcar. Yo suelo acertar al 90%. Siempre me queda alguna por hacer, pero es poca cosa.

La mayoría de personas fallan por no tener un plan para sus próximas horas. Y cuando tienen que ponerse con lo importante acaban diciendo aquello de… ¿nos tomamos un café? 

El último truco que te daré consiste en que trates de que tus slots estén a primera hora del día, que es cuando más productivo te encuentras, tu mente está más despejada y tus compañeros te molestan menos. Nuestras tres primeras horas del día son las más productivas. Tu fuerza de voluntad va a menos cuántas más interrupciones tienes y más piensas. Se ha demostrado que a primera hora estamos más calmaditos (y nos interrumpimos menos) y además nuestra fuerza de voluntad está llena hasta arriba.

Creo que todos tendríamos que tener un plan para cada día que empieza, en definitiva es lo más responsable con nosotros mismos, nuestras empresas y también con nuestras familias. Nos debemos a nuestra capacidad de sacar el trabajo adelante, de obtener unos resultados gracias a nuestros esfuerzos.

Me llama la atención que en el 90% de profesionales que conozco no haya un plan para cada día, y que ese plan no sea compartido entre las mismas personas de una empresa. Quizás sea la próxima evolución que veamos en las empresas.

  • Hay personas que se esfuerzan poco.
  • Luego están los que se esfuerzan, pero en la dirección equivocada.
  • Y por último están los que hacen el trabajo.

Espero que quieras ser de estos últimos, o te quedarás obsoleto/a.

Que tengas un gran día.

Una buena técnica para planificar el día
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7 Comentarios

  1. Patxi Castillo

    César,
    Soy un gran admirador tuyo, te sigo desde hace tiempo, he leído algunos de tus libros, porque te considero un referente en la venta. Has escrito artículos brillantes pero en esta ocasión debo decirte que no estoy de acuerdo con estas reflexiones.

    En primer lugar, no podemos gestionar el tiempo, si no nuestra atención. Por mucho que me lo proponga, 1 hora tendrá 60 minutos, por más que la quiera gestionar.

    Vivimos en la era del conocimiento donde los entornos VUCA son los más habituales, y si planificamos, es probable que desde ese momento hasta el momento en que debamos ejecutar el plan, todas las condiciones hayan cambiado y por tanto el plan ya no nos sirva.

    Por no hablar de los términos de urgencia e importancia a los que te refieres en el artículo para escoger que tareas realizar durante esos “slots”, que son términos del todo irrelevantes para escoger que hacer, ya que una cosa puede ser la más importante ahora, y ser la tercera más importante de aquí a un rato.

    César, creo que en el terreno de la productividad deberías profundizar más, estudiar distintas metodologías, de las que especialmente te recomiendo GTD de David Allen, o su evolución Optima3 del maestro José Miguel Bolivar. La productividad ha evolucionado muchísimos en estos últimos años, y los métodos tradicionales ya no sirven para los entornos volátiles en los que nos movemos, por no hablar de esta era del conocimiento en la que estamos inmersos donde la información fluye a raudales, y debemos disponer de herramientas (hábitos) que nos permitan gestionar nuestra atención, para no perdernos en un océano de interferencias.

    César, deseo que esta aportación te resulte constructiva y que pueda serte de utilidad.

    Saludos.

    Patxi Castillo
    Consultor en efectividad personal y de equipos para alcanzar el Alto Rendimiento

    Responder
    • Hola Patxi! Gracias por tus comentarios, por seguirme, leerme y también por la apreciación que haces de mi trabajo.
      Con tu permiso quitamos el link que haces a tu página web. No parece muy elegante entrar en el blog de alguien, decirle que debería profundizar más en un tema y luego hacer publicidad de lo tuyo. Sin embargo, gracias por las apreciaciones que haces.
      Sobre GTD, después de profundizar y poner en práctica durante más de 15 años este método y otros, he sacado algunas conclusiones. La primera es que el propio método es muy complejo, aunque tiene algunas cosas útiles. Lo que importa no es lo bonito que sea el método sino los resultados que consigan las personas que lo utilizan. Un abrazo Patxi y gracias por construir.

      Responder
      • Patxi Castillo

        César,
        No hay problema por eliminar el link, si así lo crees oportuno. No pretendía incomodarte, simplemente dejar constancia de mi trabajo.

        César yo llevo aproximadamente los mismos años en esto de la productividad, y si me atrae GTD no es por ser “bonito”, que como bien sabes no lo es, si no por lo extremadamente sencillo que resulta y sobretodo por lo que me ha aportado a mi productividad.

        De todas formas, no soy un ultradefensor de GTD, y entiendo que habrá personas a las que no les resulte, y quizá logren mejores resultados con otras metodologías, evidentemente. Y esa es la única motivación, que el método o los hábitos que desarrollemos nos proporcionen una mejoría, sin etiquetas.

        César, gracias por tu respuesta que tomo como una aportación más de valor y como un nuevo aprendizaje.

        Saludos.

        Patxi Castillo
        Consultor en efectividad personal y de equipos para alcanzar el Alto Rendimiento

        Responder

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