Eres un desastre al organizar el trabajo (y lo sabes)

Hoy tengo mucha suerte, es la primera mañana después de muchas semanas en la que puedo estar en la oficina y hacer tareas que tenía casi olvidadas, pero tan importantes y estratégicas como aquellas que realizo cada día con mis clientes. Cuando tu agenda está repleta de eventos o citas, es difícil hacer muchas mejoras sobre la gestión del tiempo, pero cuando tu agenda te permite cierta autonomía para decidir cuándo y cómo iniciar cualquier tarea, organizar el trabajo es fundamental. Como «para muestra un botón», me pongo con ello: te explicaré cómo lo haré yo hoy…

Organizar el trabajo diario

¿De cuanto tiempo dispones?

Lo primero de lo que debes ser consciente antes de hacer nada, es de cuanto tiempo dispones para ejecutar, es decir para estar operativo y hacer cosas por tí mismo. Las reuniones no cuentan en nuestra forma de organizar el tiempo, ni tampoco los viajes en coche en los que no puedes trabajar (aunque sí llamar por teléfono). Sólo cuentan los espacios en los que tu puedes hacer algo y lo haces. Lo que tienes agendado (reuniones y tiempos de viajes en los que no puedes trabajar) no nos sirven, ya está agendado con otras personas o con otras responsabilidades.

En mi caso, hoy dispongo de 6 horas, ¡un lujo! De 8 a 14 para ejecutar tareas de mi sistema de gestión del tiempo (del que te hablaré a fondo en otro post).

Por ejemplo, en mi propia agenda, mañana sólo dispongo de una hora (que me la robo de sueño por cierto), ya que el resto del tiempo estoy en Teruel con varias entidades. Por lo tanto, mi agenda de tareas propias no debería de ser muy ambiciosa, ya que no tengo tiempo real para ejecutar nada que no sea lo ya planificado con otros: De 10 a 14 estaré con el personal de la Cámara de Comercio perfeccionando habilidades comerciales y de 16 a 21 perfeccionando el liderazgo del Grupo Térvalis. En mi hora disponible de 6 a 7 de la mañana la única tarea que llevaré a cabo será escribir en este blog, I promise.

De todo lo que tienes que hacer ¿Qué es lo más prioritario?

Antes de ver tu lista de tareas, lo que debes de hacer es echar un vistazo a tu email por si hubiera algo que overnight se hubiera colado en tu bandeja de entrada y necesitara de acción inmediata. Es algo así como echar un vistazo rápido (de 5 min máximo), sin hacer caso de emails banales, eliminando todo aquello que no sirve y que no quieres leer ahora ni nunca (ni siquiera lo abras, aprende a borrar con algo más de valentía) y centrándote únicamente en emails de personas que sabes que son clave para ti y proyectos que son importantes para ti. El resto te roba ese tiempo tan hermoso que no dedicas a lo que sí tienes que hacer… Y lo sabes

Una vez sabes el tiempo del que dispones y has visto todas las demandas importantes que pueda haber en tu email, hay que recurrir a tu sistema de gestión del tiempo a ver las prioridades y áreas en las que necesitas actuar, tareas pendientes, llamadas, etcétera. Necesitas sacar de allí tareas para hacerlas hoy, en las horas que dispones.

De esta forma lo que tienes que hacer es configurar una pequeña hoja en papel u hoja de excel con esas tareas (más abajo puedes ver la que utilizamos los que seguimos este método made in César Piqueras). Haremos una pequeña distinción entre simples y complejas.

• Las tareas simples son aquellas que no requieren de mucho tiempo ni complejidad. Llamar a un cliente para consultar algo, enviar un email a varias personas, etcétera. Son temas de importancia, pero no de complejidad. Estas tareas las realizaremos en los espacios de tiempo en los cuales no tenemos demasiada concentración o ganas, y siempre irán después de una o varias tareas complejas.
• Las tareas complejas son ese tipo de tareas con las que nunca nos ponemos porque suelen durar una, dos, tres o más horas, y son las tareas que más fácilmente procrastinamos, porque la incomodidad que nos supone ponernos con ellas nos hace dejarlas para luego.

Para organizar tu trabajo adecuadamente debes incluir en esa hoja todas las tareas para hoy, de forma realista, haciendo una distinción entre simples y complejas.

Haremos una pequeña segunda distinción entre tareas de primer orden de prioridad y de segundo orden. Las de primer orden son las que sí o sí debemos de hacer hoy. Las de segundo orden son ese tipo de tareas que «me gustaría hacer hoy, pero que si no las hiciera el mundo no se acabaría».

¿Por dónde empiezo?

Tienes que empezar por nuestras grandes amigas las tareas Sapo… César, ejem ¿qué has desayunado?…

Que no, que no, que voy en serio. Las tareas Sapo son aquellas tareas que menos te apetece hacer, que por su complejidad o dificultad estás tratando de evitar (Y lo sabes). Y por lo tanto, las vas dejando para luego, para después del café, para antes del mediodía, para la tarde… y así van pasando de un día para otro hasta que tu jefe te dice con voz de ogro de las cavernas «¡Antúnez, dónde está el informe que le pedí la semana pasada!»

Otra opción ante las tareas sapo es dejarlas para última hora del día. De forma que sales de trabajar a las 21:00 y cuando llegas a casa abres la habitación de tu hija y la miras, ves como duerme y piensas «¡Qué desastre de padre/madre soy!, tengo que aprender a organizar el trabajo mejor».

Y por último cuatro consejos…

Es necesario que entres en un estado de foco importante. El «buenrollismo» está reñido con el foco, así que si la gente pulula por tu mesa y te cuenta cómo le ha ido el fin de semana, le gruñes, y asegúrate que se te erize la espalda como a un gato al que se le ha sorprendido en un callejón sin salida. Luego les invitas a un café y todo solucionado, pero trabajar es un acto de madurez e implica ciertas formas de hacerlo.

Quien no quiera trabajar al menos que no moleste al resto

Bebe. Como te vas a estresar porque en tu lista de tareas habrán algunas más de las que puedes llegar a hacer. Tienes que gestionar tu energía física y mental, ten cerca una botella de agua de 1,5 litros, y cuando tu estómago se encoja por el estrés bebes de un trago medio vaso o el vaso entero. De esta forma tu estado de estrés se reduce y puedes volver a centrarte en tu tarea. Sobre las 10 de la mañana no pararás de ir al baño cada media hora, lo que es una buena forma de tomarte un mini-break.

Revisa tu email cada dos horas aproximadamente y cero avisos automáticos. Los avisos automáticos de email son la clave del despiste, así que no pierdas tu atención por banalidades. Consulta tu email cada dos horas más o menos y mira si tienes algo que gestionar, si no, a lo tuyo, a por tu lista de tareas. Es tu prioridad hoy.

César, y si después de todo esto sigo siendo un desastre con mi tiempo….

Conozco a un terapeuta fabuloso… jaja, es broma. Si te interesa este método y estos temas de productividad sobre los que hablo a veces, el 30 de Enero realizaré un programa intensivo presencial para que 25 personas puedan aprender de primera mano este tipo de técnicas, forma de organizar su agenda, definir prioridades y centrarse en lo importante…. puedes ver más información y detalles aquí.

Si esta no es tu ciudad y la fecha no te viene bien del todo, entonces quizás podamos hablar para organizar algo en tu lugar de residencia con tu cooperación claro, contacta con nosotros.

Espero haberte ayudado con tu lista, ahora voy a ponerme con la mía. Te dejo todo esto resumido en un vídeo:

Que tengas un gran día.