Gestión del tiempo

Tu forma de organizar el día determina tu destino

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A estas alturas ya sabes que soy un friki de la productividad y gestión del tiempo, que a veces incluso me paso de la raya con esto de avanzar, lograr, conseguir metas y desafíos. Soy un fiel creyente de que tu forma de organizar el día determina tus resultados, y por ende tu destino. Dime cómo organizas el día y te diré como eres… 

En la gestión de su tiempo, muchas personas viven «a salto de mata», no consiguen planificar, organizarse o priorizar, su filosofía es: lo que se planta delante de sus ojos es lo que hacen. Viven su vida como si fuera una consecuencia de eventos sin orden ni sentido, el día a día se apodera de ellos y acaban tarde su jornada con un «puf… ¿qué he hecho hoy?»

Cuando empiezo los programas sobre gestión del tiempo, siempre lo hago mostrando una canica rodando sobre una superficie plana que sostengo con las manos. Si pierdo de vista la canina, seguramente caiga al suelo en poco tiempo. Sin embargo, si mantengo mi atención en la canica, consigo que esta siga sobre la superficie. La gestión del tiempo es algo igual de parecido, o tienes tu atención puesta en tu productividad o cualquier tarde de 4 horas de trabajo se convertirá en un momento perdido en el que no has sacado adelante todo lo que querías.

«Si quieres ser eficaz con tu tiempo tienes que mantener tu atención en cómo lo gestionas»

¿Cómo organizar el día para ser más productivo?

Se ha demostrado que las dos horas más productivas del día son las dos primeras después de haberse despertado completamente (buena puntualización, jeje. Ahora entiendes lo de mi ducha de agua fría). Paradójicamente son las que dedicamos a otras cosas. Cuando nuestra atención está más despierta, cuando más tareas podemos sacar adelante es cuando nos dedicamos a viajar en tren de camino al trabajo, estar en un atasco, o consultando el email subsanando temas secundarios.

Con el tiempo he aprendido que las mañanas pueden ser mágicas si las gestionas con sabiduría, y que las tardes son momentos para tareas más secundarias y para ir pensando en desconectar, tu atención es menor. Si estás desbordado de trabajo, mañanas y tardes las ocuparás con temas principales, pero que sepas que así no se puede aguantar demasiado tiempo. Te llegará tarde o temprano eso que llamamos «Síndrome de agotamiento profesional» o burnout, que mola más.

Una mañana de 6 horas da para mucho si la sabes gestionar bien. Ahora, que si entras a las 8:30, y empiezas con tareas secundarias y a las 9:30 te metes entre pecho y espalda un bocata, para luego volver a las 10:15 con pocas ganas de meterte en harina realmente, es posible que en realidad estés empezando a ser productivo a las 12:00, que es cuando todo el mundo se dedica a llamarte por teléfono y tus compañeros a pedirte cosas o a pasar por tu despacho y decirte «Ey, ¿cómo ha ido el fin de semana?»

Soy partidario de los buenos comienzos, creo que determinan los buenos finales. Al igual que cuando uno sale a la montaña debe tener muy claro que empezar temprano y con energía, sin parar más de lo necesario, es el éxito de la ruta. A eso de las 12:00 tienes que tener la mayor parte del trabajo hecho, es decir estar en la cumbre del pico que vayas a subir.

En gestión del tiempo ocurre lo mismo, hay que empezar con mucha energía y tan pronto como puedas, dedicar tu mañana a sacar adelante todo el trabajo que puedas.

Luego está la tarde. La temida tarde. En la que de 15:30 a 17:15 no te enteras ni de en qué mundo vives porque tu cerebro está haciendo la siesta, aunque tú estés frente a tu ordenador. Menos mal que la mayoría de mortales no comemos primero y segundo plato, pero aún así, seguimos sufriendo las consecuencias de una comida demasiado copiosa, y de unos horarios que invitan a hacer la siesta, pero sin las condiciones adecuadas. Nuestros lugares de trabajo no están pensados para esto.

Al final, los que no han sacado su trabajo adelante a las 17:15 se quedarán hasta las 20:00 para poder hacerlo. Llegarán a casa a las 21:00 con la sensación de estar todo el día (literalmente) trabajando. Desastroso, aghhhhh!

Es hora de empezar a conciliar como es debido, de tomarse en serio esto de la productividad y de organizar el día de trabajo de forma que consigamos nuestros objetivos. Otro tema es cómo organizas tus tareas, en este post te doy algunas pistas. Lo ideal, y lo que tendríamos que ir luchando por conseguir, es una jornada más intensiva, de 8 a 13 y de 13:45 a 16:45. Con una flexibilidad de 1 hora aproximadamente en la entrada y salida.

De esta forma a las 17:00 estarás disponible para todo lo demás que también hay en tu vida y que ya casi te habías olvidado: Quedar con amigos, hacer deporte, jugar con tus hijos en el parque (mientras luce el sol), ir de compras (sin que estén cerrando el supermercado), etcétera.

Un amigo ha empezado a trabajar en una empresa en la que la costumbre (forma parte de lo que te dicen el primer día de trabajo) es trabajar de 8 a 8. Es decir que durante 12 horas al día estás metido de lleno en el trabajo. Aunque tengas una hora y media para comer, no dejas de estar trabajando, porque es difícil desconectar en ese espacio de tiempo mientras sigues con la corbata puesta y comes con tus colegas de trabajo, mirando de reojo el email en tu smartphone. ¿Se han vuelto locos algunos empresarios?

Sin embargo, conozco a otra empresaria que le descuenta del sueldo a sus empleados el tiempo que se quedan más allá de las 18h. No lo hace a mala fe, sino que promueve una cultura, de «hazlo mientras estés dentro de tu horario de trabajo. No me vengas con cuentos que tienes muchas cosas que hacer después de estar aquí».

Hace ya muchos años que las mejores revistas científicas sobre management publican estudios de los beneficios de las jornadas de este tipo, de la flexibilidad horaria… Pero sin embargo no les acabamos de hacer caso del todo en esta parte del planeta.

«En España si un ejecutivo está a las 17:00 horas en el parque con sus hijos, creemos que es un vago, o que es el dueño de la empresa y no quiere pegar ni golpe. En Suecia es lo normal»

Los países nórdicos y muchas otras culturas (bastante más productivas) nos sacan bastante ventaja en lo que a organización del día de trabajo se refiere.

Al final, todo esto se traduce en mayor satisfacción, menos rotación, más engagement y una mayor motivación ¿Te vas a perder todas estas ventajas? ¿o seguirás siendo cómplice de esta cultura que premia el presencialismo sobre la productividad?

El próximo viernes día 30 estaré en Valencia haciendo un seminario intensivo en el que hablaré a fondo de todos estos temas. Si quieres asistir, todavía quedan algunas plazas disponibles. Si tienes alguna duda llámanos al 961.252.390.

Que tengas un gran día.

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15 Comentarios

  1. Hola César!

    Buen blog y buenos consejos. ¿Tendrás por ahí algún post sobre cómo organizar tu tiempo cuando estudias y trabajas? Me pregunto la mejor forma de dividir el día para alcanzar ambas metas.

    Un saludo!

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  2. ANDRES ARRIAGADA

    Saber colocar los limites de cuanto puedo hacer en el dia con mis clientes también es una buena terapia, pues no me ha sido bueno prometer lo que por tiempo no sere capaz de termainar.

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  3. Aurora Serrano

    Completamente de acuerdo, realizar una planificación de nuestras tareas es el mejor hábito para tener días productivos. A mi lo que más me cuesta es evitar la tentación de revisar el teléfono, el email, recibir llamadas….e incluso me han recomendado llevar cascos al trabajo para evitar interrupciones, pero me siento un poco asocial. Creo que no es necesario llegar a extremos. Si podéis mirad este post porque explica algo que me parece interesante: qué días y meses del año son más productivos.No lo he comprobado por mi mismo pero vamos yo creo que depende de cada persona.

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  4. Ana Isabel

    Vale, me habéis convencido, mañana entraré a las 8 en lugar de rayando las 9. Jaja ¡

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  5. Francisco Soler

    Valga el refrán , A quién madruga dios le ayuda.. totalmente de acuerdo Cesar.

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  6. Juan Luis

    Estoy totalmente de acuerdo, y no se puede ser más claro. Con estas jornadas acabamos diciendo «Estoy en el trabajo….» en lugar de decir «Estoy trabajando.»
    Un Abrazo

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  7. Genial. Totalmente de acuerdo. Cuando rindo más (escribiendo, trabajando, haciendo las tareas de casa…) es por la mañana, entre las 7 y las 12. A partir de las 12, voy haciendo, pero mi claridad mental ya no es la misma, ni mi energía tampoco. Y en cuanto empieza a atardecer (lo cual sucede muy pronto en invierno) mi nivel de atención y energía disminuyen en picado (que es cuando podría dedicar más tiempo a lo que realmente me llena).

    Un abrazo

    Carmen

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    • Hola Carmen! Sería genial que todos tuviéramos jornadas intensivas de 7 a 14 y que luego por la tarde en lugar de estar en atascos o trabajando pudiéramos vernos tomando un café o compartiendo momentos con nuestras familias. Cuídate Carmen, y sigue disfrutando del alba. Son los momentos más mágicos del día

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