Gestión del tiempo

Noticia sobre las tareas urgentes e instantáneas: No existen

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Sé que andas muy liado, sé que tu vida laboral está llena de interrupciones y que muchos días vas como pollo sin cabeza apagando fuegos ¿me equivoco?. Pues tengo una pequeña noticia sobre las tareas urgentes e instanteneas que llaman a tu puerta cada día: no existen…

Se demuestra que cuando una persona está más tiempo de la cuenta atendiendo urgencias, en realidad lo que está haciendo es dejar de centrarse en temas estratégicos e importantes para su negocio. Cuanto más tiempo atendiendo urgencias, menos visión estratégica, menos inteligencia comercial, menos resultados a largo plazo…

Si sumas cuánto tiempo dedicas a las urgencias verás en qué medida estás dejando de ser productivo realmente.

Yo también soy como tú, también mi teléfono se llena de mensajes, emails y otros temas. Mis clientes también me llaman para que atienda temas importantes y aparentemente urgentes (para ellos), mi bandeja de entrada también arde cada día y no sé como llegar a todo lo que el entorno me demanda, pero después de unos años me he dado cuenta de que las urgencias no existen.

El problema detrás de nuestra sensación de urgencia es el miedo. Tenemos miedo a perder algo sino atendemos lo que está llamando a nuestra puerta. El problema es que al final todo parece una urgencia…

Un profesor en Londres me dijo por primera vez aquello de que «When you only have a hammer, every problem becomes a nail» o lo que es lo mismo «Cuando solo tienes un martillo cualquier problema tiene forma de clavo»

Cuando dejas de tener miedo dejan de haber urgencias… (yo todavía no lo he conseguido)

Dicen algunos estudios que miramos el móvil más de 150 veces al día de media. Viendo esto uno se preocupa, eso quiere decir que algunas personas lo miran 10 y otras 300. Me preocupan sobretodo las que lo miran 300 veces. ¿Qué hacen? De alguna forma han entendido que contestar su Whatsapp es necesario y urgente, que mirar su perfil de facebook es importante varias veces al día, que estar al día de lo que dicen en Twitter es significativo para su trabajo…

En realidad creo que la gracia y el arte en esta década es para aquellos que sepan poner muros entre su trabajo y su vida y todo lo demás.

Y poner muros quiere decir dejar de pensar que cualquier urgencia es urgente. Porque no lo es. Una de las mejores formas de comprobarlo es poner tu móvil en modo avión más a menudo. Imagina que vas a hacer un viaje. Cuando leas esto yo estaré en coche viajando a Barcelona para una reunión con un cliente y volveré hoy mismo. Poner mi smartphone en modo avión durante esas 6 horas hace que desconecte mucho más de todas esas urgencias que no lo son. De esos Whasapp que pueden distraerte al volante, etc…

¿En la sociedad del bienestar, qué es urgente?

Al hacer tareas importantes y significativas, ¿porqué no cerrar más la puerta del despacho?, ¿porqué no poner el modo avión de tu teléfono? No permitas que la urgencia se cuele en tu vida.

¿Imaginas a Miguel Ángel esculpiendo el David y siendo interrumpido cada 3 minutos?

En realidad, con las urgencias, sufrimos un secuestro de nuestra capacidad de pensar, erróneamente pensamos que tenemos que dejar el teléfono siempre conectado porque nuestro hijo puede estar en peligro corriendo delante de un grupo de tigres hambrientos, que nuestra pareja puede ser atacada por la tribu rival y nosotros no darnos cuenta… que nuestra empresa puede quedarse sin clientes de un día para otro, que nuestro jefe nos llamará para algo mega-super-hiper-urgente y nosotros no podremos atender a su petición…

Nos faltan conversaciones auténticas, momentos memorables. Y menos bits volando de una pantalla a otra.

Al final lo que ocurre es que recibes un 99% de interrupciones innecesarias y no urgentes… Y cuando pasa algo grave de verdad, tú no podías hacer nada por solucionarlo. Mi padre falleció a los 32 años jugando al tenis. Entonces (1980) no había smartphones ni mensajería instantanea, pero tampoco habrían servido de nada para salvar su vida.

Estar conectado no evitará nada grave en tu vida, pero te hará vivir bajo la sensación de que todo está bajo algún tipo de control. Incrementará tu ansiedad y tu sensación de estrés, y evitará que te centres en hacer un trabajo significativo y memorable.

Si diriges un equipo o puedes delegar tareas en otros, ¿porqué estar conectado todo el tiempo?, ¿no confías en ellos?, ¿no pueden resolver el problema sin ti? A lo mejor es que no se sienten capaces de hacerlo y te pasan la patata caliente cada vez que ocurre algo. Capacítalos, fórmalos, empodéralos y quítate del medio.

Como no caer en el círculo de las tareas urgentes

Te invito a hacer esto más a menudo:

  • Consulta menos las redes sociales. El 95% del tiempo pierdes el tiempo.
  • Pon tu móvil en modo avión más veces al día, en más reuniones, cada vez que descanses.
  • Instala menos aplicaciones en tu teléfono móvil y desconecta los avisos instantaneos de cualquiera de ellas.
  • Di más a menudo que «no» a todo lo que parece urgente, deja que otros se ocupen y tomen la decisión.
  • Forma y capacita a las personas para que tomen decisiones por sí mismas sin necesidad de que tú estés presente.
  • Revisa todo lo que haces y sé un poco radical en borrar todo aquello que no aporta el máximo valor.
  • No asistas a esa reunión, no es tan importante. Deja que te la cuenten.
  • No contestes a esa llamada…
  • Y sobretodo céntrate en crear algo extraordinario.

Que tengas un gran día.

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6 Comentarios

  1. Ufffff acabo de mírame en un espejo, se que soy un apagafuegos que al final de la jornada se pregunta QUE HE HECHO HOY??????????
    Voy a intentarlo, voy a respetarme dándome tiempo.
    Gracias Cesar

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  2. Javier Zubiaur

    Totalmente de acuerdo, César. De hecho, estoy seguro de que parte del estrés postvacacional proviene de ese modelo de vida tan saturante que tenemos.

    Me gustaría añadir un ladrón de tiempo más, y es el blogging. Me encanta, lo practico cada día, pero a veces de una web saltas a otra y a otra y se te va. La App Pocket te permite almacenar las webs interesantes que no puedes leer ahora. Desde que la uso pierdo menos la concentración y el sentido de la tarea.

    Un saludo!

    Javier

    Responder
  3. César, tienes mucha razón cuando dices que cuanto mas tiempo pasas atendiendo urgencias, menos visión estratégica tienes. Tuve un jefe que hacía precisamente eso y era capaz de enervar al más tranquilo con sus urgencias. Tenía la sensación de que nunca acabábamos el trabajo importante con tanta interrupción.

    Gracias por tus reflexiones.

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  4. José Joaquín Milán

    Distracciones, interrupciones, ladrones del tiempo… gracias por la llamada de atención, cuesta mucho, me siento como una marioneta y al final ¿a lo mio cuando le toca? y, lo peor, la lluvia viene de arriba y se la transmitimos a los de abajo…

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  5. Rosa Maria

    Que gran verdad. Yo trabajo cada día en mejorar mi concentración y eliminar las distracciones que yo misma me provoco. Cuando consigo ser fuerte, guardar el móvil y centrarme sólo en escribir o leer o pintar, es tan liberador y te llenas de tanta energía…

    Gran artículo César.

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