Mejorando la capacidad de síntesis

Vivimos en un mundo lleno de información, abarrotado de noticias, textos, imágenes y videos. En este contexto tenemos que aprender a sintetizar y a decir lo necesario en cada momento, de lo contrario podemos dejar de ser eficientes. En este post trataré de sensibilizarte sobre la capacidad de síntesis y todo lo que puedes conseguir si haces las cosas «un poquito» más sencillas.

El otro día volvía de viaje con Belén y escuchábamos música en el coche. Tuve una reflexión mientras lo hacía, le dije «las canciones duran demasiado». Hace unos años una canción de 4 min que repetía el mismo estribillo 10 veces era una maravilla, hoy en día es muy probable que no la acabes de escuchar y que pases a la siguiente. Nuestra paciencia es más escasa, no queremos invertir cuatro minutos de nuestra vida escuchando el mismo estribillo.

Si algo no te conquista desde el principio acabas por aburrirte con ello, si un video no te conquista en 20 segundos pasas a otro, si un acta de reunión no te conquista no la lees (yo no leo ninguna, prefiero estar atento durante la reunión que leer el acta después). Si un email es demasiado largo acabas por hacer una lectura diagonal y responder diciendo «Gracias por tu email, es muy interesante lo que dices».

Vivimos en la era de la información, y la información de calidad es escasa, por eso nos tenemos que poner las pilas en comunicar mejor.

Te daré algunos consejos útiles.

Cómo mejorar tu capacidad de síntesis

La capacidad de síntesis no se mejora de un día para otro. Si uno/a es un poco rollero, es fácil que cada vez que tiene que decir algo se le vaya el santo al cielo y acabe por hablar o escribir mucho más de la cuenta. Pero a nivel profesional es más que necesario, sino quieres acabar ahogando a los demás en las palabras de un email interminable o de una conversación estéril.

En primer lugar el elemento a trabajar y más importante es centrarse en lo importante, es decir saber qué es lo que se quiere transmitir a la otra persona. Solemos dar mucha información, pero no sabemos centrarnos en lo que realmente es noticia y merece la pena. Para sintetizar tenemos que aprender a escribir los titulares, no tanto la noticia al completo.

Aquí la técnica que funciona muy bien es el telegrama. Por ejemplo para decir algo como:

«Hemos estado en la reunión de delegados que se hizo en Sevilla, y hemos podido compartir con otros representantes naci0nales muchas inquietudes y preocupaciones sobre la contracción del mercado nacional debido a la crisis del séctor textil en este momento. Hubo varias personas que mostraron interés por cambiar de negocio y dejar de representar a nuestras marcas. En ese sentido nos damos cuenta de que debemos dar un giro a nuestro sector, potenciando la innovación y otras vías alternativas que ofrezcan más beneficios a medio y largo plazo, ya que parece que el mercado está muy débil y todos podríamos pagar las consecuencias».

Utilizando la técnica del telegrama diré:

«En Sevilla mucha preocupación por la crisis. Algunos delegados se quieren ir. Tenemos que cambiar y buscar rentabilidad a través de innovación y más formas. El mercado se hunde».

Utilizando la técnica del telegrama express diríamos:

«Sevilla. Innovar o morir».

La cuestión reside en que antes de hacer o decir algo tenemos que pensar cuál es el objetivo, qué es lo realmente fundamental e importante. Y entonces decirlo.

Las interminables actas e informes

Un lugar en el que tradicionalmente nos extendemos mucho es en las actas e informes. Eso sí, cuando el informe lo hace una empresa de consultoría entonces se espera que este pese mucho, de alguna forma se entiende que por cada 100gr de informe cobraremos 10.000€ y por ese motivo cuanto más pese, más valor le dará el cliente.

Quiero revindicar aquí la brevedad del consejo, de la orientación rápida y a bocajarro. Normalmente te da tanta información como el informe abultado, es más efectiva y no te aburre.

Con las actas de reunión ocurre lo mismo. Si te las lees todas, es que estás muy ocioso/a, porque seguro que tienes cosas más importantes que hacer ¿me equivoco?. La clave para la persona que elabora el acta reside en ir al grano, sintetizar al máximo.

En muchas empresas hemos sustituido las actas de reunión clásicas por hojas Éxcel con una tabla con tantas filas como temas tratados y columnas en las que pone «punto tratado», «reflexión», «acción», «persona encargada» y «fecha». De esta forma, de cada reunión sale un plan de acción muy concreto, es fácilmente revisable y se puede ir ordenando con filtros por persona encargada, temas tratados, etcétera.

Por otro lado, cuando hacemos esto, nos sentimos invitados a sintetizar, ya que una celda de Excel invita menos a la escritura y al desvarío que lo podría hacer un documento de word en blanco.

La brevedad con el email

Los emails demasiado largos no se leen y acaban por aburrir mucho y despistar al que lee, no usamos bien el email. Yo no suelo leerlos a fondo, hago una lectura rápida y contesto rápido, no tengo tiempo para más, lo siento. Pero no soy el único, la mayoría de personas con muchas cosas que hacer y con poco tiempo hacen lo mismo.

Con el email tenemos que ir más al grano, después del saludo vamos directamente al tema, y nos explicamos con frases breves.

Lo ideal en el email cuando tienes mucho que contar es escribir utilizando bullet points, algo así cómo:

Buenos días Juan,

• ¿Qué día se hará la reunión de Delegados 2016?
• Marta tiene que llamar a Microsoft para organizar la reunión con el soporte técnico.
• Este viernes recibirás el informe anual de ventas.

Gracias. Saludos,

En la brevedad está el éxito.

Detrás de nuestra necesidad de dar demasiadas explicaciones o de ser muy cuidadosos con la información «para que se entienda bien», se esconde muchas veces algo de miedo al rechazo, algo de inseguridad. Este sería un tema central a trabajar por cada uno de nosotros, porque en realidad no pasa nada si somos eficientes con la información, todo lo contrario, la percepción que los demás tienen de ti mejorará indudablemente.

Que tengas un gran día.