La mejor técnica de gestión del tiempo

La mejor técnica de gestión del tiempo es también la más sencilla, y sin embargo, es la que la mayor parte de personas (98%) no llegan a hacer posible.

No siempre hace falta que hagas complicadas matrices con tus tareas, que categorices tanto por orden de importancia, que midas tanto los tiempos. Tan sólo te hace falta una lista de tareas concreta para el día de hoy y ser fiel a ella. 

Ya sabes que por aquí hablo mucho de este tema, según he visto hoy ya van 160 artículos sobre cómo ser más productivos y eficaces con nuestro tiempo, pero hoy quería ser especialmente simple e ir a la raiz, al lugar por el que todo tendría que empezar.

Tan sencillo como las listas de tareas (bien hechas)

Nuestro primer problema con las listas de tareas

Son inagotables. Se demuestra que todos tenemos más trabajo del que podemos hacer en 8 horas. Por esta regla de tres, tus tareas irán aumentando cada vez más, ad infinitum.

Algunas personas llevan una libreta con todo lo que hay por hacer, y van tachando a medida que completan una u otra tarea. No funciona. Lo realmente efectivo es tener una lista de tareas limpia y clara para el día de hoy. Aunque esa lista forme parte de otra más grande que se llame «todo lo que hay por hacer».

Si no acotamos y definimos lo que es para hoy nunca llegaremos a cumplirlo.

Nuestro segundo problema con las listas de tareas

Somos poco realistas. Queremos hacerlo todo para hoy y empezamos a llenar esta lista pensando en «todo lo que me gustaría que se hiciera hoy» y claro, el pensamiento es muy ambicioso. Otra cosa es la realidad.

No contamos con que muchos días entre un 20 y un 40% de nuestro tiempo lo roban otros, aparecen urgencias e imprevistos que no habíamos tenido en cuenta.

Si de costumbre llenas una lista con 10 tareas y sólo cumples 4 te irás a casa con sensación de fracaso y un poquito más de presión en la espalda, uno de los lugares en los que se acumula el estrés, derivado del «encojimiento» que sufren todos tus músculos cuando tienes ansiedad.

Permites que la corriente te lleve

No enfocamos. En tu día a día te puedes dejar llevar por la corriente o puedes tomar el timón. Cuando llenas una lista de tareas y de dejas llevar por la corriente acabas en lugares a los que no querías ir.

Sin embargo, cuando pones límites a conversaciones poco productivas, cuando limitas el tiempo que vas a dedicar a algo, cuando te enfocas en resolver algo, entonces eres resolutivo.

Se proactivo

En tu lista de tareas pone «Llamar a Mario y cambiar la cita de la semana que viene», le llamas un par de veces durante la mañana, pero no te haces con él. El tema lo dejas para mañana, acaba siendo una de esas tareas que pasan de día en día, y que genera estrés por no estar haciéndose.

Pero otra persona parecida a ti y con la misma situación, en lugar de quedarse parado consigue lo que se propone insistiendo: Llama a Mario un par de veces, le envía un wasap, le envía un email y finalmente llama a un compañero suyo que le pasa con Mario, que está sentado en la mesa de al lado, pero que hoy estaba tan ocupado que no te prestaba atención. Cambias tu cita para la semana que viene, cumples tu tarea.

Las personas más proactivas son las que hacen que las cosas ocurran. Nunca nada está en su tejado, consiguen movilizar la energía a su alrededor para que las tareas se acaben cumpliendo.

• Una persona reactiva dirá: «todavía no me han dado contestación» / «les envié un email» / «quedaron en que me llamarían».
• Una persona proactiva lo hará posible sea como sea.

La cuestión es que la mejor técnica de gestión del tiempo es hacerse una lista sencilla de tareas para el día que empieza, y ser fiel a ella como si no hubiera un mañana. Eso sí, cuando hagas la lista acuérdate de pensar en lo más importante y establecer las prioridades necesarias.

Que disfrutes de este día.