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Malditos correos con copia

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emails con copia

El otro día en una empresa con la que trabajamos se creó un buen conflicto. Una persona tenía que resolver un pequeño malentendido que se había creado con otra y, en lugar de ir a verla a su mesa, le envío uno de esos correos con copia tan incendiarios…

La copia era al jefe de la persona que escribía. Era algo así como “te voy a decir esto, pero voy a informar a mi jefe de que te lo estoy diciendo”.

Entonces la persona que lo recibió se sintió algo molesta por el correo y por el hecho de que informara a un superior «¿Por qué me dice esto copiando a su jefe?»

Decidió contestar al email copiando al jefe de la otra persona y a su propio jefe. Ahora el email ya no llegaba a una persona, sino a tres.

La cosa iba poniéndose divertida y acabó en conflicto. Menos mal que uno de los jefes, después de unos cuántos emails y antes de que llegara la sangre al río, dijo “vamos a hablar cinco minutos y lo solucionamos”. Y lo hicieron.

Los correos con copia no pueden resolver ningún malentendido o conflicto, los crean.

Correos con copia y mal clima laboral

El hecho de que se haga evidente para otras personas que las dos personas tienen algunas diferencias, hace que el que recibe el correo se ponga sí o sí a la defensiva.

Es algo así como si te llevaran al centro de la plaza del pueblo y te acusaran de algo pero en versión moderna.

Personalmente nunca me he sentido bien al recibir un correo con copia cuando se trataba de resolver diferencias, fuera yo el destinatario o el copiado. Sé que siempre conduce a un lugar peor y por ese motivo, prefiero descolgar el teléfono y llamar al remitente.

malditos correos con copia

En la empresa en la que hay muchos correos de este tipo hay dos cosas de las que no se está hablando:

  1. El clima laboral y el separatismo entre departamentos que crean este tipo de correos.
  2. La inmadurez que tenemos por no afrontar cara a cara nuestras pequeñas diferencias para poder resolverlas.

La persona que envía un correo con copia ¿por qué no se levanta de la mesa y lo dice directamente al otro? o ¿Qué motivo le lleva a no decirlo por teléfono?

¿Dejar constancia por escrito?

Muchos diréis: «Ya, pero no queda constancia por escrito»… La verdad es que, si a nivel interno, ya tenemos que estar con la tontería de dejar constancia por escrito, ¡qué no será con nuestros clientes! Todavía no he conocido a ninguna empresa que despida a alguien por «no dejar constancia por escrito de sus diferencias con otra persona o departamento», sí por otros motivos.

Lo de dejar constancia por escrito a nivel interno es, una vez más, un síntoma de inmadurez empresarial. De que dentro de la organización no se están haciendo las cosas bien.

El que trabaja bien no necesita dejar constancia por escrito de lo que ha comentado con otras personas; influye en los demás, lidera su relación con ellos, resuelve los malentendidos y crea un clima positivo a su alrededor.

El que envía sin embargo demasiados correos con copia es porque quiere tener bien cubiertas las espaldas y porque, de alguna forma, el miedo está haciéndose con su forma de actuar.

Siempre he encontrado mucho más fácil, en lugar de responder al correo incendiario que me envía alguien (especialmente si es un cliente), descolgar el teléfono y llamarle con un tono conciliador y buscando soluciones. El conflicto se ha resuelto rápidamente.

Es evidente que es más incómodo llamar por teléfono para resolver un conflicto que escribirlo en un email (y copiar a nuestros jefes para que estén enterados), pero la incomodidad que te ahorras ahora la pagarás bien cara más adelante.

Podríamos medir el clima laboral de una empresa por el número de correos con copia que se envían para resolver las diferencias… en algunas empresas es obvio que el trabajo en equipo brilla por su ausencia, reinando un clima bastante hostil.

los correos con copia

Lo cierto es que en algunas empresas ya se habla de esto y se empieza a actuar en la dirección adecuada: El/la que envía correos con copia con ánimo de protegerse las espaldas es porque algo no está haciendo bien, o porque su jefe es igual de temeroso/a y le dice «envía el correo con copia». La parte que no le dice es «Como yo soy incapaz de resolver este asunto con el otro departamento/jefe, al menos quedará por escrito y me cubriré las espaldas».

Cualquier persona en una empresa tendría que ser capaz de resolver sus diferencias con otra. Lo contrario es inmaduro y nos hace perder resultados. Además, resulta «muy cansino» estar recibiendo emails en los que eres copiado porque dos personas no han sabido resolver algo por sí mismas.

Si te ha sonado familiar este tema, podrías sacarlo a relucir en la próxima reunión en tu empresa, quizás de esta forma os ahorréis unos cientos de correos semanales en vuestras bandejas de entrada, e incluso mejorará el clima laboral, quien sabe…

Que tengas un gran día (¡y no me copies!)

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16 Comentarios

  1. Walter P.

    Hola, excelente articulo, una consulta, independientemente de que los correos sean por peleas o similares, cuando te ponen en copia, es correcto responder? o solo se responde cuando eres el primer destinatario?

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  2. Recuerdo que en mi anterior trabajo me veía obligado a utilizar ese sistema con un compañero completamente tóxico. Se le comunicaba verbalmente una tarea o una actuación en su área de responsabilidad y pasaba olímpicamente del tema (tenía un problema con la idea de autoridad: «A mí solo me da órdenes el jefe»), al preguntarle por la acción su respuesta era: «A mi no me has dicho nada» , y como era su palabra contra la tuya… pues eso, correito de marras para que quedase constancia.

    No siempre es el emisor el inmaduro, en este caso el problema estaba en la total y absoluta flata de caracter y liderazgo de la dirección: «Si un lobo lidera el rebaño las ovejas morderán, si manda la oveja, oirás balar a la manada». Esto es una excepción, estoy totalmente de acuerdo que el mal uso de la copia del email es una alfombra virtual bajo la que enterramos los conflictos cotidianos y el comodín que dice «yo no he sido» en entornos laborales poco y mal estructurados. Ahora bien: ¿Qué tal si marcamos unas pautas de buen uso de esa función? Ya sabemos para que no usarlo, apuntemos ahora cuando hacerlo, te brindo el tema si no tienes inconveniente.

    Saludos y enhorabuena por tu blog, va directo a favoritos.

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  3. Yadira Villanueva

    Excelente César!!!!
    Este tema lo tenemos presente en nuestra organización, efectivamente crea un desagradable clima laboral e inmediatamente se genera una barrera entre departamentos, direcciones o entre colaboradores.
    Un abrazo!

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  4. José Alberto López

    La maldición de estos correos es tener empresas con menos personas que asuman su responsabilidad. Es más fácil esconderse detrás de un ordenador que enfrentar el problema de cara.

    ¡Excelente César!

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  5. Félix A. Burgos

    Hola César…
    Le has dado en el clavo, todo el mundo habla de ello pero nadie lo ha abordado como tal, que es un problema, y, yo lo pondría así: como un virus informático, que te infecta inmediatamente que abres el correo; es un problema viral… No importa si el asunto y el contenido no tiene una disputa o es un tono muy amigable, el tema es hacerlo público, utilizan algo tan serio como el correo electrónico institucional como una suerte de facebook empresarial, ventilan lo bueno y lo malo de la empresa, sin saber el alcance que puede llegar a tener.
    Ni qué decir en el ámbito de las instituciones públicas, donde se convierte en toda una oda a la burocracia, donde el casillero «Con Copia:» es ya casi que más importante que el mismo «Dirigido a:».
    Nos has brindado un excelente tema para pensar un buen rato… Gracias.
    Un abrazo,
    Félix.

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  6. Jordi Esteller

    Cuanta razón tienes César. Personalmente la experiencia me ha demostrado que en ocasiones cuando hay una disconformidad, el copy del mail enviado puede crear más malentendidos y aumentar la disputa, pero el ser humano en ocasiones utiliza los medios digitales para esconderse detrás de un árbol en lugar de disfrutar de la conversación y entendimiento que puede proporcionar una llamada.

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  7. Antonio

    En algunos casos las personas tienen muy mala memoria, al dejar las cosas por escrito sirve para refrescar esa memoria. Esto no quiere decir que solo se deba usar el correo para todo, ni tampoco que por tener a una persona sentada a 10 metros, esta persona no pueda cambiar lo que has dicho si no lo recuerda de la forma correcta.

    Un saludo

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  8. José Manuel

    Hola César,
    Muy interesante el post. Me has llevado a la última empresa en la que he trabajado donde se era muy de mandar estos mails. Cuando entré a trabajar me quedé sorprendido del nivel de tráfico de correos. Era un «sinparar». Tuve que desarrollar hasta el extremo mis habilidades en el manejo de la aplicación de correo electrónico. Hasta personas que trabajaban pegadas en la oficina se mandaban correos que eran claramente innecesarios. Tengo la fortuna de que ya no trabajo en esta empresa. Un saludo

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