Gestión del tiempo

Las tres preguntas para gestionar mejor el tiempo

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Con la priorización y la planificación solemos tener problemas, no llegamos en muchas ocasiones a los objetivos que nos planteamos porque no estamos enfocados en lo más importante. En este post te diré que tres preguntas tienes que hacerte para gestionar mejor el tiempo del que dispones, 24 horas cada día…

Buenos días ¿Cómo estás? ¡Ya estamos a Jueves! En breve tenemos la Navidad con nosotros, ¡Qué bien!. Por mi parte, el Sábado será el último día de trabajo. Hoy trabajo en Valencia, mañana en Zaragoza y el Sábado en Madrid, últimamente con tantos viajes parezco un político haciendo campaña para el 20-D. Las últimas semanas han sido muy intensas, y ya voy necesitando un descanso, para luego volver el día 11 de Enero con toda la energía disponible para iniciar el 2016.

Gestionar mejor el tiempo

La primera pregunta que tienes que hacerte antes de ponerte con algo es:

¿Esto que voy a hacer es lo más importante?

Esta pregunta te ayudará a saber si estás centrando tu energía en lo que realmente importa o si estás saliéndote del foco. Todos tenemos unos objetivos importantes que cumplir, pero se demuestra que el 60% del tiempo estamos en otras cosas. Es decir, que nos centramos en temas que nos roban la energía, pero que no aportan el máximo valor.

Con el tiempo me voy dando cuenta de que las personas que llegan a objetivos y las que suelen conseguir metas extraordinarias, son aquellas que saben estar siempre haciendo lo más importante, o lo que más valor aporta a su trabajo.

El directivo tiene un dilema muy grande con este tema. Generalmente, suele estar ahogado por el hoy, cuando lo que sería recomendable es estar diseñando el mañana.

Somos unos apagafuegos extraordinarios, pero no tanto somos buenos manteniendo el foco en tus objetivos. Lo ejemplificaré con un simple dibujo que utilizo algunas veces para mostrarlo al público.

La energía se te escapa, en lugar de estar puesta en el trabajo que importa.

La segunda pregunta que tienes que hacerte es:

¿Esto que voy a hacer se podría delegar?

Hay muchas tareas que llevas tú a cabo que podrían realizar otros. No son tareas clave para que las lleves a cabo tú, pero seguramente sólo tú tienes el conocimiento necesario para hacerlas, y te cuesta delegarlas.

Delegar es lo más sano que podemos hacer por:

  • Nosotros: Tendremos más tiempo para ponernos con lo realmente importante.
  • Nuestra empresa: Al aportar más valor, la empresa funcionará mejor.
  • Nuestros colaboradores: Enseñar a alguien a hacer una tarea, y darle la responsabilidad de llevarla a cabo puede ser un excelente motivador. Según nos demostró F.Herzberg hace ya algunas décadas, la responsabilidad motiva (generalmente y si va asociada a un trabajo en el que los motivadores higiénicos se han cumplido).

Así que piensa en qué te podrías sacar de la mesa, qué tareas podrían hacer otras personas si les enseñaras a hacerlas, y por lo tanto delégalas.

Es posible que pienses «Ya, pero yo no puedo delegar, soy un autónomo». Bueno, en ese caso, seguro que también puedes subcontratar trabajos y externalizar todo aquello que no aporte valor. Conozco personas freelance que todavía llevan ellos su propia contabilidad y declaraciones a Hacienda ¿no es esto una locura? En lugar de estar visitando clientes, ¿uno se pone a hacer la declaración del IVA?

Externaliza y delega todo lo que puedas, lo que no sea el core de tu negocio

En realidad el problema no lo tenemos en que trabajamos poco, todo lo contrario, trabajamos mucho, pero la mayor parte del tiempo no estamos aportando un valor sustancial a nuestro trabajo.

He aquí otro pequeño ejemplo de lo que nos ocurre.

De todo lo que haces, tendrías que quitarte unas cuantas cosas del medio. Y cuanto antes lo hagas, antes empezarás a ver la luz.

La tercera pregunta tiene que ver con la procrastinación, con dejar para luego lo que tendrías que hacer ahora. He hablado de esto bastante, aquí tienes un artículo que te puede resultar interesante.

Y la tercera y última pregunta es:

¿Esto que estoy dejando para luego, será más fácil después?

Esta pregunta es para las personas que dejan para última hora o para mañana tareas realmente importantes, nos autosaboteamos de lo lindo. Cuando te haces esta pregunta, te das cuenta de que al dejarlo para la semana que viene o para luego, no va a ser más fácil de realizar, todo lo contrario, la ansiedad se acumulará y entonces será menos agradable ponerte con esa tarea.

Quienes viven esclavos de su tiempo suelen dejar para otro momento lo importante

Viven ocupándose de tareas más triviales, cortas y menos complicadas. Les suele pasar que las tareas importantes se quedan para última hora, y entonces lo pasan realmente mal: acaban demasiado tarde de trabajar, llegan justos de tiempo a cualquier parte, lo pagan con estrés en su arterias, etcétera.

Espero que estas tres preguntas te sean de ayuda para gestionar mejor el tiempo.

Que tengas un gran día.

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