Existen muchas formas de perder el tiempo, pero hay una de ellas, que hace que en nuestro día a día seamos auténticos procrastinadores, es decir que dejemos para más adelante lo que tendríamos que hacer ahora. El mal uso del email.
Me refiero al uso del email o mejor dicho al mal uso del email. Es uno de nuestros principales motivos para ser improductivos. De hecho hay muchas personas que ya se han olvidado de las listas de tareas y objetivos, de la planificación necesaria cada semana, cada día y que dejan que su email gobierne constantemente su agenda. Si vives pendiente de tu bandeja de entrada, si tienes avisos en pantalla cada vez que recibes un email, si tienes avisos acústicos en tu smartphone cada vez que te llega un email, tienes un problema.
Hay personas que dicen que es necesario estar tan enchufado al email. Pero estas mismas personas luego se meten en una reunión un par de horas, no consultan su email y el mundo no se ha caído.
Repito, si el email organiza tu agenda tienes un problema. Tú organizas tu agenda y el email es uno de los canales por los que recibes información, por lo que aprende a darle voz a ese canal siempre que tú quieras. Puedes estar un día entero sin hacer nada más que leer y contestar emails y la sensación que tendrás al acabar el día será de fracaso. Ya que no todo lo que recibimos por email tiene importancia, de hecho la mayor parte de lo que recibimos tiene una importancia relativa y además en muchas ocasiones estamos en copia, por lo que sólo se envía el email para que estemos informados (vaya por delante la mala costumbre en las empresas de poner a muchas personas en copia, un sinsentido que la mayoría sigue haciendo)
Ahí van algunos consejos sobre como utilizarlo de una forma productiva y no al contrario.
Como evitar hacer un mal uso del email
- -Lee tu email ciertas veces al día (entre tres y seis veces estará bien).
- -No lleves tu email en todos tus dispositivos, o acabarás leyéndolo tres veces, Tablet, Smartphone, Outlook. Si está activo en tu smartphone que la descarga del mismo sea a demanda, siempre que tú lo pidas, que no se descargue cada hora o cada media hora. Lo puedes ver en el siguiente video, a veces es necesario desconectar para conectar
- -Elimina, antes de leerlos muchos emails que no te interesan.
- -Usa un antispam. Aplicaciones tan útiles como Spamdrain te pueden ayudar a bloquear todo el correo no deseado.
- -Se escueto al contestar, directo, claro. La mayoría de personas no tiene tiempo de leer emails largos. El email no es una carta a un amigo.
- -Mantén limpia tu bandeja de entrada. Es el equivalente a tener tu mesa llena de papeles y carpetas, un síntoma de que algo no va bien en la organización de tu tiempo y espacio.
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