Gestión del tiempo

Empresas libres de interrupciones

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Quizás parezca una quimera hablar de empresas libres de interrupciones, pero sin duda que parece un buen lugar al que dirigirse, después de ver cómo las interrupciones afectan a nuestros resultados.

Libres de interrupciones por favor

Tengo la suerte de compartir muchos momentos en diferentes empresas y, como consecuencia, me contagio de buenas prácticas que llevan a cabo para ser más productivas.

Normalmente, en las líneas de producción de las empresas las interrupciones son muy consideradas, una parada de una línea durante unos minutos puede hacer perder una gran cantidad de dinero a una empresa. Sin embargo, cuando pensamos en entornos de oficinas, parece que las interrupciones no sean tan importantes… he ahí el error.

Se demuestra que las interrupciones afectan a nuestra atención y fuerza de voluntad de forma muy considerable. Entre 3 y 11 minutos podemos perder nuestra atención después de una interrupción. Esto suena un poco raro ¿verdad? Si atender a esa interrupción del email, teléfono, WhatsApp o compañero que me pide algo tan sólo lleva unos segundos, ¿por qué mi atención se pierde durante minutos?

Todo tiene que ver con el flow (que bien suena), es decir con el estado de flujo de la mente, algo que cada vez más tratan de provocar las empresas en sus entornos de trabajo.

¿Qué es el estado de flow?

Es un estado en el cual fluyes, en el cual el tiempo parece no existir y te encuentras inmerso en una tarea, disfrutando de ella y consiguiendo grandes avances en poco tiempo.

A mí me ocurre cuando escribo un libro; puedo estar en un estado normal durante 2 horas escribiendo 1.000 palabras o puedo hacerlo en estado de flow y escribir 4.000. Mi productividad se cuadruplica cuando estoy en estado de flujo.

Pero cuando salimos de ese estado, nuestra productividad vuelve a caer, volvemos a estar en un estado de atención mental diferente que no nos deja ser tan productivos.

Normalmente el 80% de las empresas no son muy conscientes de esto, y al final se conforman con que las personas vayan a cumplir un horario, mirar una pantalla, calentar la silla y pseudo-cumplir unos objetivos. Mientras que al final de mes salgan las cuentas…

Crear entornos libres de interrupciones

Sin embargo, algunas organizaciones se han propuesto reducir el número de interrupciones que las personas reciben cada día para así lograr que puedan estar el máximo tiempo posible en estado de flow y, por lo tanto, cumpliendo tareas a un ritmo bastante mayor del ritmo habitual.

De todas las buenas prácticas que he visto en algunas empresas, me gustaría compartir contigo algunas. Estas empresas no han seguido una técnica y ya está, sino que han tratado de crear una cultura, una forma de hacer que penetre dentro de la organización al completo y que la defina en el futuro.

Mi invitación con la productividad tiene que ver con crear empresas eficientes, y para ello hacen falta muchos esfuerzos desde muchos focos distintos. Cuando una empresa me pide ayuda para mejorar la productividad de sus oficinas o entornos de cuello blanco, la solución no suele ser un programa de formación, sino más bien una intervención de casi un año de duración para cambiar la cultura en la que las personas trabajan, sus percepciones con respecto al tiempo y a la productividad. De ahí que mi invitación para ti tenga que ver con empezar a crear en tu empresa esa cultura que quieres ver.

Buenas prácticas para librarnos de las interrupciones

Comparto contigo algunas best practices:

Vaso rojo – vaso verde

En muchas ocasiones estamos en nuestro puesto de trabajo y un compañero pasa por nuestro lado para interrumpirnos con algo. En ocasiones puede ser importante y urgente, aunque la mayoría de veces no lo es. Para solucionar este tema, en una empresa pusimos en práctica un semáforo en la propia mesa de la persona. Era un semáforo sencillo realizado con dos vasos de plástico, uno rojo y uno verde puestos al revés. Cuando el vaso rojo estaba sobre el verde, entonces la persona no estaba disponible para nadie porque estaba en una tarea que requería la máxima concentración. Cuando era al revés, la persona permitía interrupciones de otros.

Cero avisos automáticos

El problema de nuestra curva de atención es que cae con cada interrupción que tenemos. Si al final del día contamos todas las interrupciones que vive una persona nos damos cuenta de que son entre 40 y 80 de media, lo que indica que nuestra concentración caerá durante la mayor parte del día.

Para evitar esto, en una empresa analizamos durante varios días qué tipo de interrupciones sufrían las personas y cuáles eran los motivos principales. Después de este análisis empezamos a eliminar dichas interrupciones, muchas de ellas provocadas por los avisos automáticos de herramientas como el email o mensajería instantánea.

Cualquier elemento emergente en la pantalla o sonido es un distractor que actúa como un ladrón de concentración.

En realidad, las personas tendríamos que ir proactivamente a consultar el email cada cierto tiempo, no permitir que éste sea quien interrumpa nuestro estado de flujo.

Nivel de decibelios

En un entorno de trabajo con mucho ruido es muy difícil concentrarse. Cada vez hay más fabricantes que ponen a nuestra disposición semáforos del nivel de decibelios en una oficina para que cuando se alcance un nivel superior al recomendado, nos diga que nos estamos pasando de la raya y nos invite a bajar el volumen.

Seguro que has vivido alguna vez ese momento de concentración en la oficina en el que de repente el nivel de ruido empieza a subir, hasta que al final, en lugar de una oficina, parece que te encuentras en Pachá Ibiza un viernes noche.

Llamadas de teléfono en voz baja

Con las llamadas de teléfono que llevamos a cabo ocurre lo mismo. Necesitamos que cada persona hable por teléfono sin que se enteren los demás. Esto es una meta fácil… pero que cuesta de hacer entender. Es muy molesto, no sé si te ocurre a ti también, ir escuchando la conversación del vecino mientras que tú estás tratando de concentrarte en lo tuyo.

Cero reuniones en las horas productivas

Otra forma de evitar interrupciones es que tengamos en cuenta cuáles son nuestras horas productivas y no nos pongamos reuniones en ese tiempo. Cada vez conozco más empresas que, después de haber trabajado en nuestros programas, hacen sus reuniones entre las 12 y las 16 horas (excepto las reuniones kick off de la mañana).

Normalmente las reuniones actúan como ladrones de energía y, por lo tanto, las colocamos allí donde menos peligro tienen.

Espero que si utilizas estas técnicas puedas crear espacios más libres de interrupciones. ¿Qué otras técnicas conoces o utilizas?

Que tengas un gran día.

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