Liderazgo

El sutil arte de saber delegar

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Ayer recibía un email de un cliente a quien admiro, una de esas personas con un carácter pegadizo y comercial que va construyendo puentes allí por dónde pisa, es director de división de una empresa referente. El email tenía un asunto claro: «DELEGAR» y algunas líneas todavía más sugerentes para alguien como yo, que no sabe esperar mucho para dar una respuesta: «No se delegar… No se que hacer!!! Se me acumula el trabajo y no se a quién ni cómo pedirlo…». Todavía no he tenido tiempo de responderlo, pero hoy antes de empezar mi día de trabajo, decido escribir este post en forma de respuesta, así, además de llamarle por teléfono en algún momento del día podré responder, aunque sea parcialmente, a su petición de saber delegar.

¿Porqué no delegamos?

La principal razón por la que no delegamos tiene que ver con querer tener el control, querer que nada se nos escape. Es algo muy humano esto de tener todo bajo control, de hecho es uno de los problemas que tienen las personas que padecen mucho estrés. Al final, aunque uno no sea un control freak, la mayoría de profesionales (a los que nos apasiona lo que hacemos) tendemos a querer meter las narices en casi todo.

Cuando delegamos, solemos supervisar incluso hasta el más mínimo detalle, y controlar a la persona en la que has delegado más de la cuenta. Y no te digo nada cuando descubres un error en lo que has delegado, es algo así como «Si ya lo sabía yo!!!! Esta tarea tenía que haberla hecho yo mismo!»

«Al final uno tiene esa sensación de «soy imprescindible», «tengo que estar encima de todo» y ese tipo de cosas»

La segunda gran razón por la que no delegamos consiste en que en nuestros puestos de trabajo todo se ha adelgazado demasiado, hemos prescindido de demasiadas personas en estos tiempos, y al final nos hemos acogido a esa moda lowcost tipo Ryanair en la que no existe nada más allá de lo que es necesario. Decían que su CEO Michael O´Leary no tiene secretario/a, algo que no me lo creo yo ni con cinco Gintonics de más.

La mayoría de empresas han prescindido de todo aquello que no era clave, y ahora no lo quieren recuperar. Luego están las otras, las demasiado austeras, las que no invierten en un paquete de clips porque es un gasto, y menos todavía en ayuda, en backoffice para que los puestos que más valor aportan a la organización puedan hacer un gran trabajo. En general, cuando faltan recursos para delegar nos encontramos con un problema, tienes que hacerlo todo tú ¿te suena?.

«Luego hablas con tu jefe para pedirle ayuda en forma de un nuevo miembro en el equipo, y es cuando te dice «Justifícame que te hace falta otra persona» y se dedica a tumbar cualquier argumento que le puedas dar, aunque le hayas hecho un plan de negocio verosimil como la copa de un pino»

Si quieres profundizar en este concepto, el otro día hablaba sobre lo que le ocurre a los comerciales con este tema, en este artículo que ha tenido mucha repercusión en RRSS: «¡Dejarme quieto al comercial!».

¿Para qué delegamos?

No delegamos porque seamos mala gente, ni porque queramos tocarnos el ombligo más de lo necesario. La idea principal sobre la que uno delega es porque aporta más valor a la organización si lo hace. Todos tenemos tareas A, B y C. Por hacer una descripción fácil: Cuando hacemos las tareas A nuestra empresa gana mucho dinero, cuando hacemos las B gana algo de dinero y cuando hacemos las C no gana dinero.

Es de sentido común que las personas con más responsabilidad en la organización estén todo el día haciendo tareas A y si no hay otro remedio B, pero nunca C. Las tareas C son tareas que aportan poco valor a la organización.

Son necesarias eso sí, sin ellas el proyecto no podría llevarse a cabo. Pero aportan menos valor que las tareas A o las B.

La idea básica desde la que partimos para delegar es esta «Dedícate a aquello en lo que eres más rentable. Deja para otras personas o externaliza todo aquello en lo que no estés aportando mucho valor».

Lo genial de delegar es que cuanto más lo haces más te acostumbras a meterte de lleno en tareas que aportan valor, y entonces todo va mejor. Además, las personas que están en tu equipo se desarrollarán, aprenderán más, y tendréis una oportunidad de remar juntos en la misma dirección, que es de lo que se trata.

El arte de saber delegar

Como delegar es un arte, espero darte algunas pistas para empezar a hacer un mejor trabajo.

Antes de hacer algo, reflexiona. Cuándo vayas a hacer algo pregúntate:  ¿Esto que voy a hacer es una tarea tipo A o B?, ¿Esto que voy a hacer lo tengo que hacer necesariamente yo?, ¿Podría delegar o externalizar en un proveedor esta tarea?

¿En quién podrías delegar? Trata de buscar en tu equipo, proveedores o compañeros ,a aquellas personas en las que te podrías ayudar para hacer un mejor trabajo. Personas hay de todos los tipos, pero sobre todo lo que necesitas para delegar es a alguien en quien puedas confiar, porque como hemos dicho las tareas C también son necesarias para el proyecto, y tienen que estar en fecha y forma. De todos modos, normalmente no se puede elegir demasiado, así que también puedes pensar en formar y crear una alianza con la otra persona para que te ayude.

¿A qué me refiero con lo de la alianza? Se trata de algo así como definir con la otra persona/as?

  • ¿Cuál va a ser nuestro canal de comunicación habitual para las tareas delegadas: teléfono, email, wasap, Trello (esta última es la más recomendable)? Es decir, en qué lugar tendremos todas las tareas que hemos delegado.
  • ¿Cómo a definiremos los plazos de las tareas y las formas?
  • ¿Qué ocurrirá si no se ha cumplido el plazo o no se va a poder cumplir?

En muchas ocasiones no delegamos porque no vemos capacidad en una persona. Pero lo cierto es que todos tenemos mucho talento oculto, y sólo hace falta que delegemos un par de veces en alguien una tarea para que a la tercera la tarea ya forme parte del día a día de la otra persona.

Revisa tu hoja de tareas delegadas. Uno de mis tableros en Trello es de tareas delegadas. Las reviso muy a menudo y mi equipo y yo vamos chequeando que todo se va cumpliendo. Hay personas que prefieren utilizar una hoja excel o cualquier otro método de Gestión del tiempo. Pero lo cierto, es que no debes de perder la vista de las tareas que has delegado.

«Delegar no es dar trabajo y olvidarse, es dar trabajo, ayudar y supervisar de vez en cuando»

Ayuda a la persona en la que delegas. Habrás escuchado mil veces aquello de «Es que tardo más en hacerlo yo mismo/a que en delegarlo». Normalmente es así, pero si lo haces tú mismo/a tardarás muy poco durante muchas veces, porque la tarea siempre va a estar en tu bandeja de entrada. Sin embargo, si delegas, una vez que la persona ya lo esté haciendo por sí misma, no tendrás que ocuparte de casi nada. Recuerda que tu función también es enseñar, desarrollar y apoyar a otras personas a ser mejores en su trabajo.

Que tengas un gran día.

 

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6 Comentarios

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    Muy buen artículo, la delegación requiere confianza en los demás, y como dijo Tito Livio solo otorga confianza quien la tiene en sí mismo.
    Delegar es una de las claves para ser soberanos de nuestro tiempo

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  3. jose joaquin milán

    ¿Delegar? ¿formar? ¿confianza? decía Valdano: «si te compras un perro para que ladre, que ladre el perro, no tu» Si analizamos el coste de lo «no delegado» saldríamos pronto de dudas y si en vez de dirigir la Filarmónica de Viena sus directores se dedicaran a tocar ellos cada uno de los distintos instrumentos… ¿nos gusta estar en el detalle o en la estrategia?

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  4. Gerardo Alvarez

    Muy bueno, como siempre .
    Si aplicas tu «cabeza» matemática e imputas a las tareas el coste/hora, mas de uno se llevaría las manos la cabeza.
    César, sigue , te necesitamos!!!

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