Gestión del tiempo

El coste de una reunión

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En una de las empresas con las que trabajo, el otro día impulsamos una medida que puede ser interesante para ser más eficientes: determinar el coste de cada reunión que se lleva a cabo. De momento, parece que las reuniones se han reducido, además de que todos son más conscientes de la cantidad de dinero que estaban tirando a la basura en muchas ocasiones…

No quiero decir con este artículo que no sea necesario reunirse, lo es. Pero cuando veo las agendas de algunos de mis clientes me quedo algo alucinado, reuniones todos los días, varias veces al día… Esto evita que las personas se puedan centrar en temas más importantes.

Las empresas se hacen improductivas a sí mismas, reuniéndose más de la cuenta.

Hay algunas reglas de las que ya he hablado para hacer reuniones más eficientes, puedes leerlo aquí.

Lo peor de las reuniones no es sólo su coste, que ahora veremos, es que además nos dejan sin fuerza de voluntad. Cuando las personas salen de una reunión de 30-60minutos, suelen salir exhaustas, habiendo realizado un esfuerzo cognitivo durante un rato, y sin ganas de ponerse con sus objetivos diarios.

Una reunión que acabe a las 12:00 de la mañana hará que de 12:00 a 13:30 no tengas ganas de ponerte con lo que realmente importa.

Hay reuniones importantes que cambian la trayectoria de una empresa y luego está la reunionitis que padecen muchas organizaciones.

El coste de las reuniones

En esta empresa se hizo una medida que tenía que ver con que cuando se convocaba una reunión siempre se copiaba a una persona en el email. Esta persona se ocupaba de enviar el coste de la reunión al convocante y, si procedía, al resto de personas.

Teniendo en cuenta varios factores. Para explicarlo pondré un ejemplo:

  • El coste salarial de los que asisten. Imaginemos un grupo de 6 jefes de área que asisten a una reunión de 2 horas. Teniendo en cuenta un salario bruto de ejemplo de 4.300€/mes, podríamos decir que los costes directos pueden ser unos 400€.
  • Los viajes a realizar. De estos mandos intermedios, hay 4 que tienen que desplazarse desde otras ciudades. Esto implica que 2 tienen que venir en coche y otros 2 en tren. Costes de viajes: 700€ aprox.
  • Las horas de trabajo que perdemos viajando. Mientras vamos en tren podemos trabajar, pero conduciendo es imposible hacerlo. Así que para las dos personas que invertirán ese día 5 horas de su tiempo en viajar, los costes laborales son aprox: 260€.
  • Y lo peor de todo: el coste de oportunidad. El hecho de que invirtan ese tiempo reuniéndose hizo que no pudieran dedicarse a otros temas. Por lo que es posible que se pierda una oportunidad considerable. Este coste es más difícil de calcular, pues depende de tantos factores que es más complicado que ¡determinar el ROI de la formación!, pero os aseguro que es quizás el más importante. Por otro lado, la merma de fuerza de voluntad después de la reunión también hace que después su energía para centrarse en lo importante sea menor. Otro coste.

Coste de la reunión aprox (sin tener en cuenta los costes más complicados de calcular): 1.360€.

Este detalle se le enviaba al convocante y convocados para que fuera consciente de en qué medida merecía la pena la reunión.

La cuestión es si hay otras alternativas más saludables y eficientes. Yo creo que sí. Creo que nos reunimos tanto porque no trabajamos lo suficiente en equipo, ni estamos cohesionados realmente, ni trabajamos con el nivel de madurez necesario.

A mi personalmente me mata reunirme. Lo evito siempre que puedo, digo que no a 7 de cada 10. Cuando estoy reunido pienso ¿qué podría estar haciendo yo ahora más interesante que esta reunión? ¡y se me ocurren tantas cosas!

Las personas tienen la costumbre de poner las reuniones de 1hora. Yo trato de hacerlas de 15 minutos. Parece que el estándar internacional que define la «Organización Mundial de la Reunionitis» es de una hora, y con que tengas tres en un día mal colocadas, tus objetivos se caen al suelo.

  • Cuando haces reuniones de 15 minutos y exiges puntualidad, todo el mundo va al grano. Más todavía si la reunión se hace de pie.
  • Cuando haces reuniones de 1 hora y empiezas 10 minutos tarde, las personas se sientan comodamente mirando hacia el techo en postura de «Um…déjame que opine sobre esto…» y al final la reunión acaba durando 2 horas, sin haber sacado conclusiones importantes y con ganas de irte a casa.

Por este motivo, hay que pasar de reunirnos según el concepto tradicional a otras alternativas:

  • Hacer las reuniones más cortas. Mucho más cortas.
  • Hacer todas las reuniones que se pueda por videoconferencia o teleconferencia. Skype, Zoom, Webex u otras opciones son geniales.
  • Utilizar mejores canales de comunicación para evitar reunirse tanto: Telegram, Slack, Yammer pueden ser excelentes canales de comunicación para estar al día de todo.
  • No reunirnos y aprender a trabajar cada uno para el bien común. Estar más conectados para saber qué es lo que tenemos que hacer todos juntos. Como estos pájaros, no necesitan reunirse para tomar decisiones:

Que tengas un gran día.

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4 Comentarios

  1. Luis Emilio Solís Sáurez

    Excelente abordaje a una problemática que envuelve temas de efectividad, consecución de objetivos, etc. Me parece que la línea que sigue el artículo es cuantificar en términos de costo y esfuerzo las implicaciones de hacer reuniones sin las mejores prácticas (emocionales y administrativas). Me encantaría leer un artículo sobre mejores prácticas aparte de las cuatro citadas… Para citar un ejemplo dentro de mi organización, algo tan básico como no enviar la agenda de la reunión en la convocatoria, la motivación para asistir es basada en el principio de obediencia 🙁
    Saludos.

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  2. Juan Bayon Donadeo

    Muy bueno el artículo. Hace unos años me encontré con esta situación, reuniones todos los viernes, sin un guión claro y si unos tiempos definidos. El problema lo teníamos en el retraso en comenzar la reunión, se programaba a las 9:00 pero era raro el viernes que comenzaba antes de las 9:30. Hicimos esta valoración para informar a los que llegaban tarde del coste de tener esperando al resto del equipo.

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