Cómo utilizar el email y mejorar tu gestión del tiempo

La gestión del tiempo en lo relativo al uso del email es fundamental. Cuando veo el monitor de algunas personas, no dejo de asombrarme… 45, 86, 150 emails por abrir… muchas personas dejan emails en cuarentena, en espera de ocuparse de ellos en otro momento. Seguro que no soy el único que ha abierto un email y acto seguido después de leerlo ha dicho «mejor lo cierro, lo marco como no leído y ya me ocupo de él otro día» (debo confesar que lo hago de tanto en tanto). En este post te explicaré cómo utilizar el email correctamente.

Esta práctica de dejar los emails en cuarentena,  no digo que no puedas hacerla muy esporádicamente, es para algunas personas su día a día, de forma que su bandeja de entrada siempre tiene muchos elementos sin leer, lo que crea una cantidad considerable de estrés y ansiedad y merma tu productividad . Además del enfado de el/la que te ha enviado el email al que no respondes. Piensa que las demás personas están esperando a que respondas el email a que les digas algo sobre la petición que te han enviado.

Por este motivo desaconsejo esta práctica de dejar los emails en cuarentena con el objetivo de «a ver si la semana que viene lo contesto». Refleja en primer lugar que no hacemos del email un buen medio de comunicación y en segundo lugar que tienes problemas con la Gestión de tu Tiempo.

Cómo utilizar el email correctamente

1. Desconecta alertas automáticas cuando recibas un email. Descárgalo a demanda, es decir, cuándo tú lo decidas.
2. Contesta cuando recibas el email. aunque sea un: «Me ocupo de este asunto en esta semana y te digo algo en cuanto lo sepa».
3. Si el asunto se puede resolver en menos de cinco minutos, hazlo. Aquí solemos caer en el error de querer hacerlo perfecto. No lo hagas perfecto o nunca contestarás a ese email.
4. Sé ágil, toma decisiones rápidas, dí más a menudo que «no», que «no puedes», o que «en otro momento»… si tú no proteges tu tiempo, acabarás hipotecandolo.
5. Aprende a borrar lo que no es necesario, toma a veces el riesgo de borrar incluso sin leer. Cadenas de emails que unos y otros contestan. Si no estás demasiado preocupado, involucrado por el asunto en cuestión, borra. Si es importante ya te enterarás por otra vía.
6. El problema del email es que lo utilizamos para lo que no es. Existen otras formas de comunicarse para un equipo, o para la comunicación interna en una empresa, el email para esto es una pésima herramienta. Prueba Yammer por ejemplo.
7. Límpia tu bandeja de entrada más a menudo, el objetivo es que no haya ningún mail sin abrir.

El próximo 22 de Octubre estaré en Valencia realizando un seminario sobre Las 8 Claves de la Gestión del Tiempo, puede que te interese asistir (ver detalles)

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