Cómo realizar las tutorizaciones

Tutorizar y desarrollar a las personas es fundamental para poder crecer de una forma sostenible, de lo contrario, creceremos sin consolidar los avances. Muchas empresas con las que trabajo llevan a cabo tutorizaciones con las personas, es decir que la función de los líderes no sólo es dirigir, sino también formar y desarrollar a los que tienen en sus equipos. Hoy, además de sensibilizarte sobre este tema, me gustaría darte una pequeña guía sobre cómo realizar las tutorizaciones, con los errores y aciertos que he visto en algunas empresas.

A medida que crecen las empresas es necesaria más formalización de estos eventos. Si sólo somos 3 mandos intermedios, quizás todavía podamos actuar de forma más o menos improvisada (que no es recomendable) al tutorizar a otros. Pero cuando somos 200, 400 o más de 1.ooo personas, tenemos que ser algo más rígidos con el sistema o acabará por pasarnos factura, ya que cada mando intermedio hará las cosas a su manera, y cuando se crece… hay que estandarizar, te guste o no.

En una empresa descubrí que como el director de una planta de producción confiaba mucho en las tutorizaciones, lograba cada año que su equipo promocionara más, aprendiera más y que hubiera menos rotación. Mientras tanto, en una ciudad diferente, en otra planta de producción de la misma empresa, ocurría lo contrario. La estandarización es la clave: todos remando en la misma dirección. 

Ahí van mis consejos sobre cómo llevar a cabo las tutorizaciones:

Tutorizar es una manera de formalizar el estilo líder-coach

Al tutorizar, la otra persona se pone a nuestro servicio para que le ayudemos a desarrollarse y aquí el líder puede actuar de muchas formas. He visto tutorizaciones en las que un líder ha utilizado estilos de liderazgo como el timonel o el autoritario.

Eso no es una tutorización, es una encerrona.

Si queremos sacar partido de las tutorizaciones a una persona recién llegada, inexperta o que está en nuestro equipo, tenemos que utilizar el estilo líder-coach, que es el estilo más efectivo en cuanto al desarrollo de personas.

Las tutorizaciones son formales, no un suceso aleatorio.

El otro día una persona me decía «Yo las tutorizaciones las hago en el día a día, mientras hacemos todo lo demás». Esto no son tutorizaciones, es una forma de escurrir el bulto. Es algo así como si yo digo «Mi mujer y yo disfrutamos sólo de la rutina del día a día, los niños, el trabajo…no hace falta que compartamos más tiempo juntos, viajes, ilusiones, etc…», como puedes adivinar la cosa no irá muy bien a la larga.

Es obvio que si uno no está acostumbrado le incomoda sentarse con alguien durante 20 minutos para hablar de cómo se siente, qué necesita, cuáles son sus retos y dificultades, y otros temas importantes. Pero es una habilidad que se tiene que entrenar.

Todo mando intermedio tiene que entrenar la habilidad de sentarse con las personas de su equipo periódicamente para hablar de su desarrollo.

Mi recomendación es que, además de toda la rutina que pueda haber, nos sentemos una vez al mes con cada persona de nuestro equipo para hablar sobre su desarrollo, aprendizajes y retos. Además, estas sesiones tienen que estar calendarizadas con mucha antelación (tres meses mínimo). De lo contrario nos sabotearemos y acabaremos por posponerlas (y lo sabes).

Conozco empresas que programan estas tutorizaciones el año anterior.

Las tutoriaciones no se hacen en la máquina del café

Se realizan en un lugar que permita hablar con intimidad y concentrarse. Aquí de nuevo aparece nuestra mala costumbre de evitar la incomodidad. Entonces decimos «vamos a tomar un café» y hablamos de todo menos de lo que es importante. Además, seguro que viene alguien a interrumpirnos y acabaremos hablando de la cena de Navidad de la empresa.

Aunque no es una entrevista estructurada, sí que tienes que seguir un guión

El guión es sencillo, se basa en explorar mediante preguntas:

• Cómo se siente la persona en este momento.
• Qué aprendizajes más importantes ha llevado a cabo en las últimas semanas.
• Qué dificultades está encontrando en su trabajo.
• Qué retos tiene y cómo desea enfrentarlos.
• Qué ayuda puede necesitar de su líder (tú).
• Qué es lo que más le gusta de todo lo que hace.
• Qué tipo de acciones va a llevar a cabo hasta la siguiente tutorización.
• Otros comentarios o peticiones que se quieran añadir a modo de conclusión.

Hablar del desarrollo no es un tema fácil, por este motivo, me encuentro muchas veces con dos tipos de perfiles de líderes:

• Los que hablan de todo menos de lo que tienen que hablar.
• Los que se centran en un guión que tienen escrito en su ordenador y que van siguiendo al pie de la letra, como si leyeran un cartón del bingo.

Aquí es dónde aparece la siguiente regla:

No se hacen con un ordenador delante

Es la mejor forma de impedir la comunicación real entre mentor y tutorizado/a, ya que el tutorizado siente que todo lo que está diciendo aparecerá en el record de la entrevista, medirá sus palabras demasiado, constestará con monosílabos y será de todo menos natural.

Llevar una libreta para tomar nota de los puntos importantes y luego pasarlo posteriormente a límpio en tu ordenador, será la mejor forma de proceder. Piensa que lo que se pretende es la naturalidad, no la formalidad que invita a no mostrase auténtico.

Se basan en las preguntas abiertas

Cuando hacemos preguntas cerradas, la persona acaba por contestar con monosílabos.

• ¿Te sientes cómoda en tu equipo? Sí.

Es una pregunta que, ante la frialdad del momento va a ser contestada de esa forma. No habrá apertura de ningún tipo.

Sin embargo, para explorar el mismo tema, tenemos que hacer preguntas abiertas del tipo:

• ¿Cómo te sientes en tu equipo?
• ¿Con qué dificultades te encuentras en tu equipo?
• ¿Qué es lo que te hace sentir mejor de tu equipo?

De esta forma, como se puede observar, encontraremos más información útil para ayudar a la persona en su desarrollo.

Si quieres un gran listado de preguntas para hacer en estas situaciones, utiliza éste, te dará muchas ideas.

Espero que en tu empresa puedas formalizar un poco más este tipo de eventos. No son la solución a todos los problemas, no son imprescindibles, pero cuando se hacen y se hacen bien, parece que ese lugar llamado futuro, está más cerca. No te lo pierdas.

Si necesitas crear una metodología más concreta y establecer las normas y formas de funcionamiento para crear una cultura líder-coach, quizás te pueda ayudar.

Que tengas un gran día.