Gestión del tiempo

Cómo planificar la semana de trabajo

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Como bien sabes, no todas las semanas laborales son iguales, cada una tiene unas características que la hacen diferente y que merecen la pena ser tenidas en cuenta para poder entrar y salir de ellas con soltura. Lo que voy a decir no tiene mucho sentido si tu trabajo es monótono o rutinario, sólo tiene sentido para aquellas personas que tengan trabajos en los que el futuro sea más o menos incierto, la carga de trabajo variable y las dificultades con las que se encuentran cada día diferentes. En este post espero enseñarte mi propia herramienta para planificar la semana de trabajo con suficiente antelación…

Empiezo esta nueva semana de 4 días, y al mismo tiempo preparo la semana siguiente, en la que estaré escrbibiendo como un poseso en el Monasterio de Poblet en Tarragona (recuerda que esa semana no escribiré en este blog) y antes que nada identifico en mi matriz de planificación semanal qué tipo de semana tengo frente a mis ojos: Es una semana Caracol.

«¿Caracol? César te has vuelto locoooooo!!!!!????»

La verdad es que para sacar esta teoría a la luz, he tenido que exprimir mis ideas, pero al final lo que importa es que sirva para tener un mayor control sobre el trabajo, las tareas y el cómo serán las próximas semanas. Deja que te explique, no te me engoriles.

Planificar la semana de trabajo con una matriz 2×2

¿Cómo resolver nuestras inquietudes con una matriz 2×2? Como sabes, a los consultores estas matrices nos encantan y las utilizamos para encontrarle lógica a casi todo lo explicable. En este caso mi matriz para decidir cómo serán mis próximas semanas tiene también 2 ejes: El nivel de Carga de trabajo y el de Desafio.

En un eje colocaremos el NIVEL DE CARGA DE TRABAJO. Este puede ser mucho o poco. No es lo mismo una semana en la que tengo que trabajar 60 horas que una en la que tengo que trabajar 35 o 40 como cualquier mortal. El nivel de carga de trabajo es el nivel de tiempo dedicado a trabajar. Puede ser mucho o poco.

En el otro eje colocaremos el NIVEL DE DESAFÍO. Este eje hace referencia a lo difícil que será la semana en lo que se refiere a retos, desafíos y metas complicadas que conseguir. Por ejemplo, si tienes que hacer algo que te saca mucho de tu zona de confort, entonces el nivel de desafío es alto. Si tienes que hacer cinco cosas que te sacan mucho, entonces es muy alto. Yo por lo general, me encuentro en un nivel de desafío medio, pero hay semanas que por el tipo de trabajo que tienen, suponen un desafío alto. Aunque la experiencia me de ciertas herramientas para enfrentarme a todo tipo de eventos, conferencias, etc… uno sigue sintiendo el gusanillo en el estómago mucho más a menudo de lo que crees.

De esta forma, si colocamos estos dos ejes en una matriz nos encontramos lo siguiente:

aprender a planificar el trabajo

Y lo que tenemos que hacer ahora es definir esos cuatro cuadrantes, tal y cómo vas a ver en el siguiente gráfico. Cada cuadrante tiene unas características diferentes:

planificar la semana de trabajo

Cuadrante 1. Semanas Martini. Estas semanas son semanas para disfrutarlas mucho, por que no suponen un reto demasiado grande y tampoco hay una carga de trabajo excesiva. Lo peor que tienen estas semanas es que tampoco se factura mucho, así que deben de ser tan frugales en tu agenda como un tomarse un Martini. Te lo tomas una vez cada cuatro domingos, y ya vas bien. En estas semanas te acomodas más de la cuenta…

No conviene que tus semanas sean demasiado Martini o acabarás muy mal. Aprende a disfrutar de los buenos momentos, pero no te acomodes.

Cuadrante 2. Semanas Caracol. Estas semanas tienen una alta carga de trabajo, es decir muchas horas. Sin embargo, la carga de trabajo no supone un desafío intelectual importante o más allá de tus límites. Esto hace que sea relativamente fácil llevarlas a cabo, más allá de que debes de echarle muchas horas para sacar todo el trabajo adelante. Lo peor de estas semanas es que no se aprende mucho, ya que estás en tu zona de confort.

Como un caracol, debes de ir poco a poco sin agobiarte pero sin parar. De esta forma podrás cumplir tus objetivos semanales.

Cuadrante 3. Semanas Maratón. En estas semanas hay desafíos importantes, por lo tanto, hay aprendizaje. Además, son las semanas ideales, porque tienes tiempo para preparar esos desafíos y entrenar. Es decir, la carga de trabajo no es muy alta, aunque sí la presión psicológica para conseguir esos desafíos que te propones.

Es como entrenar para una Maratón, te pones con ello y al final lo consigues. Te sientes bien.

Cuadrante 4. Semanas de Casa de Locos. Estas semanas son de locura, mucho trabajo y muy difícil. Esto hace que no duermas demasiado bien, que el fin de semana anterior no descanses como te gustaría, que tu cabeza esté llena de preocupaciones hasta que pasan esos desafíos que tanto te preocupan. Además, como no tienes tiempo para preparar los desafíos (no estamos en una semana Maratón), tienes la sensación de que no te estás preparando lo suficiente para ese desafío que tienes que llevar a cabo.

Estas semanas, sin embargo, son el mejor entrenamiento para ser extraordinarios. Entre otros, tienen un pequeño problema:

Cuando muchas de estas semanas vienen seguidas acabas muy mal.

La gran ventaja es que consigues después de unas semanas de este tipo, ensanchar tus pulmones, ser más capaz de correr largas y difíciles distancias, y asumir retos cada vez mayores. Hay épocas en las que mi agenda está llena de este tipo de semanas, de esos momentos que dices «uf…no sé si podré con todo esto…» pero con el tiempo lo acabas agradeciendo.

En estas épocas, lo mejor que puedes hacer es estar centrado y no permitir que nada se interponga entre tú y tus objetivos. Mi siguiente consejo sería que busques un lugar de descanso próximo, unas mini-vacaciones para no perder la paz ni la salud con tanto trabajo.

Espero haberte ayudado a planificar la semana y a ponerles nombre, ahora te toca a ti ponerlo en práctica.

Que tengas un gran día!

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