Gestión del tiempo

Cómo optimizar los horarios laborales

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Dicen que de las 24 horas que tiene el día tenemos 8 horas para dormir, 8 para trabajar y 8 para nosotros. Sin embargo… no tendrás esa sensación ¿verdad? El motivo por el que no la tienes es porque nuestros horarios laborales están un poco, digamos, obsoletos. Hoy te hablaré de optimizar los horarios laborales.

En esto de los horarios laborales creo que algo falla, incluso creo que la teoría nos la sabemos, pero en la práctica no lo aplicamos. No creas que yo soy un claro ejemplo de lo que hay que hacer. Digo esto mientras son las 7:14 y escribo este post en 30 minutos, antes de salir directo a una entidad financiera para realizar varias sesiones de coaching y mentoring. Finalizaré a las 14:30 y esta tarde la jornada promete ser larga. Pero aún así, trataré de reflexionar en voz alta, como es costumbre.

Mi conclusión es que pringamos muchas horas más de las necesarias, que el día entero de lunes a viernes se nos pasa en el trabajo. Empezamos muy temprano y acabamos muy tarde. Sí, tenemos media hora para el almuerzo. Sí, tenemos hora y media para comer, pero ¿de qué te sirven? prácticamente de nada, al final tienes la sensación de que has estado de 8 a 8 trabajando.

Ayer a las 19:00 fuí al gimnasio y mientras iba por la calle con mi mochila con todo ese sol me sentía un bicho raro: ¿Sol?, ¿Entre semana?, ¿Gimnasio? «César, qué te ocurre, tendrías que estar trabajando, hace sol»

La jornada laboral no se tendría que medir en horas, excepto en algunos trabajos, se tendría de medir en resultados. Trabajos manufactureros, como el responsable de mantenimiento de línea de Ford, el operario que está a pie de máquina y algunos otros roles en los que prácticamente Tiempo dedicado = Productividad. Este tipo de roles suelen tener un horario continuo y bastante definido y al final consiguen lo que a muchos nos gustaría: Trabajar de 7 a 15h por ejemplo. ¿Imaginas todo lo que se puede hacer en tu tiempo libre desde las 15h hasta las 22h?

Pero incluso en el caso de la construcción, más horas no significan mejores resultados. Cuando el trabajo ya no es en línea, es decir que tú decides qué hacer y cómo, así como el ritmo al que quieres hacerlo. Las horas de trabajo ya no están tan directamente relacionadas con la productividad.

Cuando dedicaba parte de mi vida al sector de las instalaciones e ingeniería descubrimos que los sábados eran los días más productivos de la semana para las personas que trabajaban en obra. ¿Porqué? Porque hacíamos trabajar a las personas por objetivos y pagábamos en consecuencia. El resto de la semana existía más relax y desconcierto generalizado (si has visitado alguna obra sabrás a lo que me refiero).

En mi caso he comprobado que Tiempo dedicado NO ES IGUAL a Productividad. Es decir, que mis resultados no están tan directamente relacionados a mi productividad y seguramente los tuyos tampoco. Cada vez que escribo un libro lo noto. 3 horas de escritura bien administradas pueden suponer unas 4.000 palabras. Igual que 8 horas mal administradas.

Puedo elaborar un informe para un cliente en dos horas o puedo hacerlo en cuatro. La calidad será la misma, pero mi concentración seguro que no. En el primer caso estoy siendo productivo, en el segundo me estoy dejando llevar.

En la mayoría de trabajos, todos sabemos que tenemos momentos de lucidez en los que en 3 horas hacemos lo que en 8 ¿Cómo puede ser esto? Pues porque estamos concentrados en hacer algo de forma organizada, metódica y práctica. Y no permitimos que nada nos despiste. Esa sería la clave.

Hemos organizado nuestra sociedad, especialmente en España, de forma que uno tenga que estar plenamente dedicado a su labor profesional. Es muy común plantar una reunión a las 19h. Y quedarse a trabajar hasta las 21h, muy común.

Y siendo así nos encontramos con una importante sensación de insatisfacción laboral.

Al final toda insatisfacción acaba por cobrarse su precio y en el terreno laboral el precio suele ser muy caro:

  • No dedicar tiempo a tus hijos.
  • No dedicar tiempo a tu pareja.
  • No dedicar tiempo a tu familia: padres, hermanos.
  • No dedicar tiempo a tus amigos.
  • No dedicar tiempo a ti mismo/a.

Las consecuencias, ya las sabes. Separaciones, infidelidades, niños de los que has perdido el control, soledad, problemas de salud. Y como consecuencia algunas adicciones.

Creo que el precio es demasiado caro como para no pensar en arreglar esto de los horarios.

¿Porqué no tener una empresa orientada a la productividad?, ¿Qué significaría?

¿Es posible optimizar los horarios laborales?

Como decía la mayoría de trabajos manufactureros en línea no tienen este problema, jornadas continuas de tarde, mañana o noche de 8 horas solucionan esta cuestión. Para el resto de trabajos hay muchos temas que sí que nos ayudan. Ahí van tres ideas:

Trabajar por objetivos

Las empresas generalmente no tienen indicadores y objetivos que cumplir encima de la mesa. Se reúnen una vez al año, los definen, los dejan un poquito apartados y luego en Noviembre los vuelven a revisar para encarar el final de año.

Tener una política de objetivos implica tenerlos encima de la mesa constantemente y contrastar el esfuerzo que hacemos al trabajar con el cumplimiento de objetivos.

Hacer jornadas intensivas

Cuando te pones de lleno con algo tu productividad aumenta considerablemente. No debería haber durante la jornada laboral una pausa de más de 30 minutos (el tiempo suficiente para comer un lunch). El resto del tiempo es pérdida de tiempo. Forman parte de esas 8 horas que decimos que son para ti, pero que en realidad ¿son para ti? No. Si fueran para ti no estarías cerca de tu empresa, ni estarías yendo o volviendo al trabajo.

Habría que quitar huecos del medio que nos dan la sensación de trabajo, pero en los que nos somos productivos.

Es una creencia aquello de «No podemos, es que nuestro horario es…». Quizás solo para el retail sirva esta cuestión. Y en poco tiempo veremos como incluso los comercios de todo tipo han cambiado sus horarios por jornadas más largas e intensivas (ya veremos cómo se resuelve esto).

Conozco varias oficinas que ya han adoptado la jornada intensiva y no han reducido su productividad. Todo era una creencia. Tienen un teléfono para los clientes al que si llaman son atendidos. Solucionado. Cada tarde una persona se queda de guardia. Y muchos de los clientes se están acostumbrando al nuevo horario y ya no llaman por las tardes.

Productividad constante

Trabajar en un ambiente así implica tener la mirada puesta en ser más efectivos, en lograr que nada nos despiste. Reuniones express, listas de tareas, cero interrupciones, espacios de trabajo silenciosos, todo para hacer posibles los objetivos.

Aunque parezca algo más estresante, una vez que las personas se acostumbran a esto lo prefieren, porque a las 16h suelen estar de camino a casa. Entonces sí que empiezan sus 8 horas de tiempo para ellos mismos.

Que tengas un gran día, y que seas productivo/a.

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10 Comentarios

  1. Hay profesiones como por ejemplo las sanitarias que por vocación no entienden de horarios intensivos ni 8h y para casa. No puedes dejar ni el paciente encima de una mesa,ni las urgencias están pautadas ni los animales dejan de estar enfermos cuando se acaba una jornada laboral o a partir de las 15h..

    Pero el artículo es interesante

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  2. ¡Excelente post César! Es un tema que del que hemos hablado mucho en casa porque en la empresa donde trabaja mi marido del 15 de junio al 15 de septiembre el horario es de 8h a 15h. Curiosamente, aunque son meses de más trabajo, todos son más productivos que cuando el horario es de 8h a 18h. Por no hablar del ahorro que supone para la empresa: luces, ordenadores y aire acondicionado apagados por las tardes. Pero, ningún superior se decide a cambiar las cosas…
    Personalmente, veo muy preocupantes 2 indicios: los horarios comerciales, tal y como señalas en el post, que se van alargando y … el «prime time» televisivo. Quien quiera ver una peli o serie cuando la emiten que se prepare para meterse en la cama bien pasada la medianoche. En consecuencia, ya no serán 8 horas de sueño, bajará la productividad, etc. Un verdadero círculo vicioso!!!

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  3. David Sánchez

    Uno de los problemas es el propio concepto de productividad. Se sigue entendiendo que productividad es hacer más en menos (o con menos). En los trabajos tradicionales derivados del trabajo industrial era y sigue siendo así. Sin embargo, para la gran mayoría de profesionales con los problemas que describes el trabajo ha pasado a ser de otra manera, es lo que Peter Drucker definió como «trabajo del conocimiento». En este tipo del trabajo, las reglas de la productividad pasan a ser distintas y las el propio concepto, por ello, varia.

    Para los trabajadores del conocimiento, la productividad pasa a ser efectividad. Efectividad se compone de dos ejes: la eficacia (qué hacer y qué no hacer) y la eficiencia (hacer mejor lo que se hace, con mucho foco en la atención que se dedica a ello).

    Luego existen otras muchas circunstancias que afectan, pero me quedaría con aquello que escribe Daniel Pink sobre la necesidad de tener autonomía, maestría y propósito en el trabajo de cada uno. Con eso se conseguiría una transformación radical en el funcionamiento de las organizaciones, y llevaría a su evolución en el modelo organizativo, dejando de ser estructuras jerárquicas para implantar modelos más orientados a resultados y no al control (y por tanto, al cumplimiento de los horarios).

    Es un tema apasionante César, del que queda mucho por hacer. Pero el problema de los horarios es sólo la punta de iceberg e, incluso, diría que es una consecuencia más que un problema en si mismo.

    Un cordial saludo

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  4. Roberto Lacambra

    Hola César, no podría estar más de acuerdo. Uno de los motivos que me llevó a dejar la banca fueron precisamente esas jornadas maratorianas de 25 horas…; ahora, en un sector diferente mi jornada es intensiva y trabajo por objetivos (y dicho sea de paso tengo tiempo para mi hija, mi mujer, mi deporte, mis amigos, etc).

    Un abrazo desde Huesca

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  5. José Joaquín Milán

    No puedo decir que no estoy en desacuerdo contigo que diría Groucho Marx, pero donde dejar la empresa con sol es… (presentismo por encima de resultadismo)

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  6. Víctor Llácer

    Gran cambio el que tenemos que provocar, sobretodo a nivel «interno» ayudando a que se mejore el sistema de trabajo, de organización y de control de tareas para poder mejorar la productividad. Muy a favor de tus ideas. Gracias por el post.

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