Gestión del tiempo

La mejor técnica para aumentar la productividad casi un 60%

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Como sabes, la semana pasada estuve en el Monasterio de Poblet, es el lugar al que me suelo retirar dos veces al año para acabar o iniciar algún libro. En esta ocación he aprendido una técnica muy útil para aumentar la productividad personal, me gustaría comentártela…

El tema que me llevó a Poblet fue la traducción al castellano de una obra de David Clutterbuck «Everyone needs a mentor«, con quien en 2013 llegué a un acuerdo sobre la traducción de sus obras a nuestro idioma. Además de profundizar en un tema que me apasiona, he aprendido lo que no está en los escritos sobre productividad.

Antes de aumentar la productividad: analizar

El libro consta de unas 97.000 palabras (como diría cualquier universitario, «es un tocho»), es el doble de largo que cualquier de mis libros que suelen tener entre 40.000 y 50.000 palabras (los ingenieros tenemos la curiosa manía de contarlo todo). No conocía hasta esta ocasión el tiempo que tardo en traducir del inglés al castellano.

Los primeros días mi ritmo de traducción era de unas 7.500 palabras por día. Lo que se me hacía muy cuesta arriba porque eso significaba que traducir este libro me iba a costar más de 13 días de trabajo intensos. Algo difícil de colar en mi agenda un año como este y sangrante porque hay mucho por hacer y no quiero estar más de 100 horas traduciendo un libro. Aquí te dejo la bitácora de escritura de cada día de la semana pasada:

Como puedes ver divido el día en 4 momentos para escribir:

  • Temprano: Por la mañana temprano tengo una hora y poco para escribir. Después de Laudes (7:00 a 7:30), suelo escribir hasta la hora del desayuno en el Monasterio que son las 8:45. Al que por cierto ya llego con el estómago más vacío que las tarjetas black de Caja Madrid. En Poblet desde las 19:30 hasta las 8:45 no se come nada.
  • Mañana: La mañana me da para escribir unas 3 horas y media. Es el intervalo de tiempo entre las 9:15 y las 12:45.
  • Tarde: La tarde me da para escribir unas 3 horas y media. Entre las 14:45 y las 18:30
  • Visperas: Le llamo vísperas al periodo después de la cena (19:30) y el comienzo de la liturgua de las completas (20:15), lo que me da unos 30 minutos aprox para escribir.

Si miras la bitácora de escritura pensarás: César, ¿porqué un día como el martes traduces 7.300 palabras y el jueves 11.200?, ¿Si en realidad le has dedicado las mismas horas, ¿Es que estabas más inspirado o qué?, ¿habías bebido vino del monasterio?…

Nop, la clave no es la inspiración, sino la técnica que te voy a exponer a continuación:

La técnica que te hará mejorar tu productividad sí o sí

En un día cualquiera todos tenemos cientos de interrupciones, son grandes causas de la improductividad, algunas son involuntarias (cuando viene tu compañero de trabajo a quejarse del cretino de tu jefe) y otras son voluntarias (cuando decides sacar tu móvil para ver tu email, colocar algo en twitter, cuando llamas a alguien, etcétera).

  • Las interrupciones involuntarias son difíciles de evitar. De hecho, en el Monasterio no existen porque nadie te interrumpe. Es casi tan tranquilo como si fuera un cementerio, allí cada uno está a lo suyo.
  • Las interrupciones voluntarias sí se pueden evitar y ocurren porque te sientes incómodo cuando estás haciendo algo, y son una vía de escape magnífica. Lo pero de ellas es que te hacen perder la concentración durante un tiempo, y te sacan de tu foco de productividad.

Mi técnica tiene que ver con evitar las interrupciones involuntarias, y para ello nada mejor que trabajar en pequeños trozos de tiempo. Más concretamente cada 20 minutos. ¿En qué consiste esto?

Si durante una tarde normal me ponía a trabajar de forma normal, mi productividad era de 3.284 palabras. Si lo hacía con bloques de tiempo podría llegar hasta las 5.195 palabras. Una diferencia de productividad notable, casi un 58% más. Guau!

Nuestro problema es que perdemos el foco, y fuera del foco no hay productividad.

¿Cómo se trabaja en pequeños bloques de tiempo?

Es muy sencillo, lo único que debes de hacer es definir periodos de trabajo y periodos de descanso y ser más rígido que un palo con su cumplimiento. De esta forma durante los periodos de trabajo lo único que haces es trabajar intensamente en aquello que te ocupa, sin interrupciones de ningún tipo (si ocurren interrupciones involuntarias tienes que aprender a decir «no», «luego te llamo», etcétera).

Aquí te muestro mi tabla de escritura de la tarde del 9 de Octubre. Por cierto, día festivo en Valencia y que yo estaba apechugando en el Monasterio, hay que levantar este país.

Como puedes ver la productividad aumentó considerablemente, durante las 3 horas y media definí 9 bloques de 20 minutos para traducir como un poseso y 2 bloques de 15 minutos para descansar y otros menesteres. Además saqué la media de palabras por minuto para hacerlo todavía más interesante, ya sabes lo que no se mide no se puede mejorar.

Trabajar en bloques tan cortos (de 20 minutos) hace que te centres en ser productivo y en medir tu rendimiento constantemente. Esto hace que mejores sí o sí.

Aumentar la productividad en cualquier entorno es posible. Las industrias tienen un historial muy amplio de técnicas como esta para lograr que cualquier operario a pie de línea (blue collar workers) pueda aumentar su capacidad productiva. Pero lo cierto es que en entornos de oficina (white collar workers) normalmente a las personas les cuesta ser así de productivas, vemos pasar el día como el anciano que mira a una paloma sentado en un banco.

Consultamos el email, miramos esto, aquello, hablamos con un compañero, y de vez en cuando…. trabajamos manteniendo el foco. Esta mentalidad dista mucho del trabajo por bloques de tiempo, en el que la consecuencia es aumentar la productividad. Es más estresante, lo sé, pero también más productivo (hasta un 58%!) Lo dejo a tu elección.

¿Cuánto tiempo tenía para acabar este post? 50 minutos. ¿Cuánto tiempo ha pasado? 48 minutos. Es hora de ir despidiéndome. Me he aplicado el cuento.

Ahora ya conoces la técnica, utilizarla o no, está en tus manos.

Que tengas un gran día!

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15 Comentarios

  1. Apolo Esperanza

    También trabajo en casa y utilizo una técnica similar para no descentrarme ni cargarme más de 1 hora en mi caso sin pequeños descansos programados.
    Muy interesante el estudio César.

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  2. Virginia Valladares izquierdo

    Hola César,

    yo trabajo en casa, y te aseguro que aveces me asombro de lo que me entretengo y parece que hay días que no me cunde. Voy a poner esto en práctica, espero que me funcione, ¿qué digo? me va a funcionar seguro.

    Gracias. lo compartiré

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  3. Beatriz Guerra

    Hola César. Hago como 500 interrupciones voluntarias en mis mañanas y tardes de estudios y me encantaría aplicar esta técnica que comentas para ser más productiva. Sin embargo, no llego a entenderla del todo jajaja. A ver, si un bloque termina a las 15:10 y el siguiente empieza a esa misma hora, ¿dónde está el kit de dividir el tiempo en bloques de 20 minutos? ¿No habría que descansar al menos un minuto entre bloque y bloque? Espero tu respuesta. Un saludo.

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    • Hola Beatriz! Jajaja, muy buena apreciación. En mi caso no descanso entre bloque y bloque, pero sí anoto mis métricas de productividad. Descanso cada tres bloques. El hecho de hacer bloques de 20minutos hace que sea más consciente de cómo voy avanzando en un tiempo más o menos lógico para este tipo de tareas. Un fuerte abrazo Beatriz

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  4. Hola César
    Me encanta este post. Llevo mucho tiempo intentando implantar esta técnica en la empresa donde trabajo, pero me ha sido imposible, sobre todo la parte que te «molestan», he de decir, que la que puedo manejar yo, es genial y productiva.
    Como siempre, ungirán post.
    Gracias César

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  5. Hola Cesar!

    La verdad es que podría considerarte un «friki» por este post…jajaja… pero me dejas con la boca abierta. El otro día colgaba una noticia sobre el alto porcentaje de presentismo que hay en muchas empresas, y sus efectos perversos en la productividad. Se aleja mucho de ser excelente el no estar presente en el trabajo…aplicar pequeñas técnicas como estas, donde podemos medir y perfeccionar el tiempo de trabajo me parece algo esencial. Yo tengo un problema con lo de las distracciones involuntarias…estoy gestionandolo, porque me perjudica mucho.

    Muchas gracias por tus artículos! un abrazo

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    • Hola Juan! Considérame un «friki», me alegra!. Cada día me doy cuenta de que estoy más atrapado!
      Gracias por citar lo del presentismo, es uno de los grandes males de nuestra productividad. Ánimo con esas distracciones involuntarias, hay ambientes laborales en los que está lleno, habría que poner un semáforo en nuestra mesa o despacho. Un abrazo Juan, tú también eres un poco friki! 😉

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  6. Muchas gracias Cesar por compartir esta información. Recuerdo que hace años la usaba para estudiar la cantidad ingente de asignaturas y le dedicaba bloques de 20-35 min a asignaturas diferentes y era mucho mejor que dedicar horas y horas al mismo tema … Lo volveré a aplicar, muchas gracias.

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  7. @Fanny_etc

    Hola César!! Muy interesante lo que cuentas. Ayer tecurrí a esta técnica y me funcionó genial! 😉

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