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En nuestro día a día laboral el tiempo se nos escapa. La gestión del tiempo es una asignatura pendiente para la mayoría de profesionales, somos víctimas de la improductividad y procrastinamos una media de 2 horas al día (un 15-30% de nuestro tiempo). Los principales factores de nuestra improductividad son dirigir reuniones y hacer un mal uso del email. Hoy nos centraremos en consejos prácticos y de fácil puesta en marcha para dirigir reuniones.
¿Qué ocurre con las reuniones habitualmente?
- Son muy largas. Roban tiempo.
- Son muy intensas. Roban energía.
- Cuando volvemos al puesto de trabajo nos olvidamos de la reunión y las tareas de cada uno.
- Su efectividad es muy dudosa.
8 Técnicas Sencillas para dirigir reuniones
- Sé implacable con la puntualidad. Es tan importante empezar a la hora como terminar a la hora. Diez personas que pierden 10 minutos son 100 minutos, algo que pocas empresas se pueden permitir. Medida drástica contra la impuntualidad: Cada 5 minutos tarde que alguien llega echa 1€ a una hucha. Al cabo del tiempo se envía este dinero a una ONG.
- Acorta (y acota) los tiempos. Hacemos reuniones demasiado largas, nos dejan sin energía y al acabar no tenemos ganas de seguir a un ritmo alto de productividad. A no ser que la reunión sea de brainstorming o estratégica (estas recomiendo hacerlas fuera de la empresa off-site strategy meetings), una reunión semanal no debería durar más de 30 minutos, una reunión normal 15 minutos y una más intensa 60 minutos. Si nos damos demasiado tiempo, reconozcámoslo: las personas nos ponemos muy inaguantables, divagamos, reflexionamos demasiado, opinamos más de la cuenta…
- Para evitar lo anterior (exceso de reflexión y opiniones que no llevan a ningún sitio), olvídate de las cómodas salas, sillas y mesas de reunión. Las reuniones de 15 y 30minutos hacerlas de pie. Si es necesario puedes utilizar una de estas mesas que permiten estar de pie comentando temas. Los sillones cómodos invitan demasiado a la reflexión, que aunque es muy positivo hacerlo (recuerda la regla del 33%), tenemos que saber cuándo y para qué.
- Conduce eficazmente. El coordinador/a de la reunión tiene que dirigirla y marcar los tiempos, por ejemplo, será el responsable de decir «Mario, este tema que comentas es interesante y si te parece lo trataremos en siguientes reuniones. Hoy tenemos que avanzar ya que hemos consumido el 50% de nuestro tiempo con el primero de los tres puntos a tratar hoy». Aunque a veces esta figura se puede delegar en un timekeeper.
- Pon un reloj sobre la mesa. Compra un reloj de cocina como éste (o más divetido como éste) y ponlo sobre la mesa con el tiempo de que se dispone para la reunión. Esto orientará la reunión a resultados. Recuerda, en general nos reunimos para tomar decisiones.
- Olvídate de las típicas actas de reunión (son infumables) y haz una hoja excel con tres columnas: tareas a realizar, responsables y fechas. (Desigana un responsable por tarea, aunque la tengan que hacer varias personas).
- Rellenar la lista anterior mientras se está en la reunión (designa un responsable para ello o el mismo coordinador puede hacerlo) y no salgáis de la sala sin enviarla por email a los implicados.
- Empieza cada reunión repasando el cumplimiento de tareas de anteriores reuniones. Y seguidamente comienza con los puntos del día. El principal problema al dirigir reuniones es que no somos efectivos en el cumplimiento de lo que decimos. No es lo mismo decir «Pili se va a ocupar de hacer un cuestionario para medir la satisfacción del cliente», que «En la reunión del martes que viene Pili nos traerá un cuestionario para medir la satisfacción del cliente» ¡Ponle fecha a todo!
Espero haberte ayudado, si mejoras tu capacidad de dirigir reuniones, habrás conseguido algo que el 80% de las empresas todavía no hacen.
Por cierto, ¿Qué otras técnicas conoces tú para dirigir reuniones?
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