¿Gestión del tiempo o gestión de prioridades?

Publicado por

en Productividad y eficacia

¿Gestión del tiempo o gestión de prioridades?

Nuestros días se llenan de tareas, cada vez las demandas son mayores, más asuntos por resolver. La gestión del tiempo es ahora gestión de prioridades, ya no se trata de decidir qué hacer si lo urgente o lo importante, vivimos épocas en las que tenemos que decidir entre lo urgente y lo urgente ¿Cómo narices se hace esto?

  • ¿Has tenido la sensación de que las tareas te arrollan?
  • ¿Empiezas las semanas y de que te quieres dar cuenta estás a jueves?
  • ¿Sientes que no estás cumpliendo cómo a ti te gustaría?
  • ¿Otras personas te reclaman tareas que les tenías que haber entregado?
  • ¿Por mucho que alargas tu jornada laboral y tratas de optimizar tu tiempo el problema sigue sin solucionarse?
  • ¿Tienes trabajo para trabajar sin detenerte ni un segundo durante las próximas 4 semanas?
  • ¿Parece que tu “problema” no es cuestión de una punta de trabajo sino que siempre es así de extenuante?

Entonces, tu problema no es de gestión del tiempo, es de gestión del prioridades. Es decir que tu puesto de trabajo seguramente esté mal diseñado. Cuando un profesional tiene que hacer tantos esfuerzos por sacar adelante su día a día, entonces tiene un problema de diseño del puesto de trabajo.

Pero como rediseñar el puesto de trabajo no siempre está en nuestra mano, me gustaría plantearte algunas cosas que podrías hacer para salir victorioso de esta encarnizada batalla contra el tiempo.

Gestión de prioridades en la era de lo Urgente

Nuestras responsabilidades no pueden esperar a mañana, los clientes (externos e internos) no pueden comprender tu situación particular, ni tampoco sirve poner excusas cuando se trata de no haber cumplido un plazo. Todo el mundo te va a exigir dar lo máximo de ti, y eso te va a saturar, ya lo creo. Vamos a ver qué podemos hacer…

  • Decide qué tareas están en la cima de la pirámide de lo urgente. Imagina que tus tareas se acumulan en forma de pirámide. Algunas de ellas están en la base y otras en la punta, todas ellas son urgentes, pero las que están en la punta son todavía más urgentes. Muchas veces no somos buenos gestionando prioridades porque hacemos aquellas que están en la base, quizás son urgentes, pero no con tanta repercusión como las de la punta. Gestiona las tareas más urgentes, las que más repercusión tengan, las que sepas que si no haces tu teléfono va a sonar al día siguiente.
la gestion de prioridades
  • No caigas en la tentación. Cuando estás más saturado/a es cuando más apetece “tomarte un respiro” muy poco útil consultando una vez más el email, mirando una red social o perdiendo el tiempo durante 30 minutos con una conversación que no te lleva a ningún sitio. Las tentaciones están ahí para sacarnos de nuestro foco de productividad. Lo de tomarse un respiro es ideal, y necesario, hay que hacerlo. Pero no lo hagas en forma de tarea, desconecta de verdad, tómate 5 minutos varias veces al día para no hacer nada, para dar una vuelta a la manzana paseando, para tomar algo, para sentarte en su silla y meditar durante 1 minuto como puedes ver en este video.
  • Alarga tu jornada. El tiempo se puede estirar, quizás no sea conveniente hacer jornadas largas durante mucho tiempo, pero lo que sí es evidente es que si en tu horario normal no consigues lo que pretendes, a lo mejor tienes que llegar antes a la oficina (la idea de salir más tarde nunca me ha gustado, porque se convierte en “mucho más tarde”). Por la mañana a las 7:00 pocas personas pierden el tiempo. Ahora son las 6:15 ¿crees que yo podría perder el tiempo mirando facebook o contestando un email no urgente? Sin embargo a las 19:00 todo el mundo pasará por tu despacho suspirando para contarte algo que poco tiene que ver con tus objetivos.
  • Una cosa después de la otra. En momentos de acumulación de trabajo, es habitual la saturación de temas sobre tu mesa, en tu email, todo a la vez… si te dejas llevar por este aluvión de demandas, acabarás con un burnout en cuestión de tiempo, y tu rendimiento será mínimo. Aprende a trabajar en bloques de tiempo. Mientras escribo este post tengo delante de mi un reloj de arena de 30 minutos (y cómo puedes ver le quedan menos de 5!). Esto quiere decir que tengo que ir acabando esta tarea. Time to say goodbye.
gestion de prioridades

La gestión de prioridades es un tema central para muchos profesionales, no dejes que tu tiempo escape de tus manos como granos de arena, ponte con ello. Eso sí, si después de mucho tiempo tienes la sensación de que la cosa no mejora, rediseña tu puesto de trabajo o cambia de lugar. Trabajar debe ser saludable, y esto implica ayudarte a que te sientas bien en todos los aspectos: físico, mental, emocional…

Si quieres profundizar y aprender como gestionar tu tiempo, el próximo día 30 de Enero realizaré este seminario. Todavía quedan algunas plazas.

Espero que tengas un gran día


8 Comentarios

  1. Carolina Maldonado

    Excelentes tus recomendaciones.gracias por compartirlas y no dejarlas solo para tu. Curso a dictar.

    Responder
    • Hola Carolina! Gracias! me alegra que te lleguen. Con el tiempo uno aprende que la mejor filosofía en los negocios es compartir. No sólo se disfruta, sino que paradójicamente se crece cada día más. Un fuerte abrazo Carolina

      Responder
  2. ANA ISABEL

    César ¿Dónde puedo comprar un reloj de arena de 30 min? yo tengo uno de sólo tres que me sirve para hacer respiraciones nada mas. Desde hace unas semanas trato de aplicar tus enseñanzas. Me refiero a dividir las tareas en primer y segundo orden, simples y complejas. Me atrae experimentar lo de los bloques de tiempo y lo del reloj de arena le daría un toque rústico a este mundo tecnológico en qué vivimos. Gracias de antemano.

    Responder
    • Hola Ana! Aunque consultándolo con mi mujer, me dice que su madre (mi suegra) lo compró en Conforama y también que en Zara Home tienes. Es que fue un regalo de Reyes. En Amazon creo que tienes muchos. Me dicen que tienes de 30 minutos y de menos. Ya me contarás si lo encuentras Ana!

      Responder
  3. Ángel Gutierrez

    Interesante artículo! La verdad es que llevo tiempo buscando de mejorar la distribución en mi oficina, y es que las cosas que comentas parece ser que me pueden servir. Y es que son simples de aplicar, solo requieren un poco de esfuerzo y autocontrol, y creo que pueden cambia mi vida completamente. Durante mi busqueda encontré un artículo que creo que podría interesarte también. Habla de otras maneras de mejorar tu tiempo en la oficina. Yo creo que con una combinación de los dos te conviertes en el dios del tiempo del trabajo 😀

    Grandísimo post!

    Un saludo!

    Responder

Deja tu comentario




*