Gestionar la agenda (y no al revés)

Seguro que unas cuántas veces te habrá pasado aquello de ir sobresaturado, de tener muchas cosas que hacer y poco tiempo ¿verdad? Hoy me gustaría invitarte a que seas un mejor gestor de esos momentos de sobretrabajo y que puedas gestionar la agenda, y no permitir que sea ella quien te gestione a ti.

En demasiadas ocasiones veo como mi agenda se va llenando hasta límites insospechados. Ayer por ejemplo fue un día que inicié trabajando a las 7:00a.m y finalicé a las 21:pm con media hora para comer. Como puedes imaginar en estos días cabe casi de todo, sesiones de formación, coaching, viajes, reuniones, escribir en este blog y otros tantos temas para mi importantes.

Si echo un vistazo a mi agenda de la semana que viene, puedo ver un par de horas de «libre disposición» un día concreto. Sé que acabaré la semana con alguna cita en esas dos horas, como diría El Alqumista: «Maktub», está escrito.

La experiencia me ha demostrado que la agenda se llena hasta ocupar cualquier hueco disponible, mi función es que se llene con tareas muy lucrativas, de ahí que no invierta tiempo en otra cosa que no sea esta y también trabajar para el futuro (es decir blog, videos, libros, nuevos proyectos internos).

Centrándome en el tema de hoy, ¿Qué ocurre cuándo tienes muchas cosas por hacer y poco tiempo?

Gestionar la agenda para recuperar el control

Generalmente tienes sensación de descontrol. Tu sistema interno pierde la referencia, no sabes por dónde empezar, te empiezas a agobiar y la ansiedad se palpa en cada rincón de ti. Por eso muchas personas tienen problemas digestivos con la ansiedad, es uno de los sistemas más sensibles del cuerpo que antes se da cuenta de que el cerebro está pasado de vueltas.

¿Te ha ocurrido alguna vez?

Con los años he aprendido que estas cosas son normales, pero al inicio de mi carrera en este campo, me volvía loco si en la misma semana tenía tres o cuatro proyectos. En estos momentos (no me preguntes cómo) soy capaz de gestionar presente y futuro sin hacer demasiado esfuerzo, teniendo cada hora de mi semana ocupada con un proyecto relevante que en otro tiempo me habría ocupado muchas horas de preparación y preocupaciones varias.

El consejo que te quiero dar hoy tiene que ver con tu agenda, con gestionarla mejor. Y la mejor forma de gestionarla es mirarla más a menudo.

Aunque parezca una tontería, mirar tu agenda más a menudo, dedicarle cada día unos minutos, está comprobado que nos da sensación de tranquilidad, de al menos tener todo un poco más bajo control.

El problema del estrés no es el estrés en sí mismo, sino la sensación de pérdida de control que lo provoca.

«Si conseguimos reducir la sensación de pérdida de control podremos estar saturadísimos de trabajo y, sin embargo, tener una vida apacible»

Empecé este tercer cuatrimestre del año el lunes pasado por encima de la carga habitual de trabajo. Cinco semanas seguidas de trabajo en las que en otro tiempo habría enloquecido, pero que hoy no suponen nada extra, sino hacer las cosas correctas en el momento adecuado. De ahí que, cada día (por la mañana y/o por la noche), dedique unos minutos a mirar mi agenda, a observar todo lo que hay a unas cuatro semanas vista.

«Esto me ayuda a ver lo que está por venir, y sobretodo a prepararme psicológica o materialmente para cualquier desafío»

Pero sobretodo me permite anticiparme, empezar hoy a prepararme para lo que vendrá en unos días. Normalmente las personas tienen problemas porque las tareas se le echan encima. En mi caso trato de que sea al contrario, soy yo el que abordo las tareas antes de que ellas me aborden a mi.

«Por eso una cosa es gestionar tu agenda y otra muy distinta que tu agenda te gestione a ti»

Cada vez que miro mi agenda hay nuevas tareas que emergen. Por ejemplo: Veo una conferencia el día 24 en Sevilla. Entonces emerge la tarea «Preparar la conferencia del día 24». Estas tareas las anoto en mi sistema de gestión del tiempo con la prioridad con la que voy a ejecutarlas. Sabiendo que ya tiene un lugar y una fecha, es más fácil anticiparme a ella preparando lo necesario.

Aquí te cuento la técnica:

Es cierto, el día se llena de cosas por hacer, y parece que no haya límite. Por eso me ves muchas veces tomando decisiones radicales como «Hacer una escapada de varios días cada 5-6 semanas», «tener 12 semanas de vacaciones al año» o «tomarme los lunes libres»…

«Tengo que poner ciertos límites al trabajo y a mi pasión para poder seguir disfrutando de esto como si fuera un niño con zapatos nuevos»

El problema de la gestión del tiempo de muchas personas es que no son proactivas, sino que reaccionan a su agenda. Particularmente prefiero ir por delante, decidir hacia dónde va el barco, y no permitir que me lleve la corriente a otro lugar.

Eso sí, es más cansado, te lo puedo asegurar. También es más rentable. Y se disfruta más.

Es más cansado porque implica decir no a muchas cosas… a no tomar cafés poco productivos…

• …a no estudiar las cosas, sino ejecutarlas.
• …a no pensar demasiado en hacer, sino poner en marcha cuánto antes.
• …a no dedicar más tiempo a comunicación vacía, sino ir al grano.
• …a decidir que «sí» y que «no», en el menor tiempo posible.
• …y a decir que no a la mayor parte de peticiones que encuentras en tu bandeja de entrada.

Y el resto del tiempo… El resto del tiempo es para todo lo demás, mi familia, mi mujer, mis amigos, yo mismo.

Ahora ya sabes la técnica: mira tu agenda más a menudo, dedica cada día 10 minutos a observar, a ver lo que está por venir y a planificar. Esto te dará tranquilidad y sobretodo te ayudará a prepararte con nuevas tareas que puedes ir haciendo para cuando llegue el momento.

Que tengas un gran día.